Номенклатура дел юридического отдела 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел юридического отдела 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Номенклатура дел юридического отдела

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

В начале года некоторые необходимые приказы надо переоформить. Например, те, у которых ограничен срок действия. К таким относится обязательный приказ об утверждении штатного расписания — он утверждается только на год.

Узнать подробнее о составлении штатного расписания, скачать актуальные бланки и формы документов вы можете в нашем материале.

Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.

Важно!

Утвердить отпускной график на следующий год надо не позднее, чем за две недели до окончания года.

Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика.

Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого. Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.

Проверьте распоряжения руководства о назначении ответственных за конкретное направление работы в рамках подразделения или всего предприятия.

Важно!

На некоторые виды деятельности сроки полномочий могут быть ограничены..

Назначение ответственных — тоже приказы, необходимые в организации. Убедитесь, что все назначенные работники на своих местах, в противном случае обновите документацию.

Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

  • группировка имеющихся документов по разным критериям;
  • обеспечение их сохранности;
  • возможность быстро найти требуемую бумагу;
  • индексация дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

  • формы НД за прошлые годы;
  • мнение высшего руководства и начальников подразделений;
  • учредительные документы;
  • штатное расписание;
  • планы развития предприятия;
  • отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:

  • получить одобрение архивной службы;
  • заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
  • согласовать с экспертной комиссией;
  • согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.

Приказ содержит следующие сведения:

  • наименование организации;
  • номер и дату приказа;
  • описание НД, подлежащей утверждению;
  • основание для этого;
  • Ф.И.О. и должность ответственного лица;
  • дату;
  • подпись руководителя;
  • отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

В декабре 2020 года секретарю необходимо подготовить проект номенклатуры дел на 2021 год. Чтобы это сделать грамотно, необходимо уточнить документ.

Создаем проект номенклатуры дел на 2021 год

В этом году во время уточнения номенклатуры дел придется провести выверку не только заголовков дел (это ежегодное мероприятие), но и сроков хранения в соответствии с новым Перечнем 2019[1]. При уточнении секретарь фактически работает сразу над двумя документами. Он уточняет номенклатуру дел 2020 года и одновременно готовит проект номенклатуры на 2021 год.

  • Свежие
  • Посещаемые

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

  • перечень типовых документов, утвержденный приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236;
  • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 236, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

  • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
  • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
  • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

  • перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
  • сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

  • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
  • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество единиц хранения;
  • сроки хранения и номера статей по перечню;
  • примечания к номенклатуре.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:

  • В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
    • с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
    • какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
  • Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
  • 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
  • В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
  • В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
  • В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.

Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации?».

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу.

Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно.

Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:

  • Она оформляется на листе бумаги А-4.
  • Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
  • Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
  • Далее идет табличная часть документа.
  • В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
  • При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
  • В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.

При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.

Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.

Благодаря корректному оформлению дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ – это возможно благодаря номенклатуре, образец которой, актуальный для 2021 — 2021 года, приведен в статье.

Таким образом, номенклатура дел – это перечень дел, т.е.

их названий, расположенных в определенном порядке. В 2021 — 2021 можно использовать любо�� образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации. Основное назначение документа – в систематизированном учете информации.

Номенклатура дел юридического отдела образец 2021

Составление номенклатуры дел — это часть архивной работы. Она применяется для хранящихся документов. Поэтому нормативные акты, которые регламентируют этот процесс, имеют прямое отношение к деятельности архивов.

Принцип обязательности организации сохранности документов в компании закреплен в статье 17 закона «Об архивном деле» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. Нормы этой статьи распространяются на организации любой формы собственности, если речь идет о сохранности архивных документов, к которым, в частности, отнесены и документы по личному составу. А отдел кадров как раз и занимается документооборотом этой категории дел.

Процесс организации документооборота детально прописан в Основных правилах работы архивов, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Эти правила обязательны для всех государственных учреждений, а для остальных — в части организации хранения документов, отнесенных к категории государственной собственности. Но в этом документе так детально расписаны все термины и процессы, что его удобно использовать любому кадровому работнику вне зависимости от организационно-правовой формы компании.

Раздел 3.4 Основных правил работы архивов посвящен номенклатуре дел. Здесь дано определение, что это такое, рассказано, как нужно разрабатывать номенклатуру, как ее утверждать и использовать. А в приложениях 7 и 8 к правилам приведены формы номенклатуры, которые могут быть использованы в компаниях. Приложение 7 — это сводная номенклатура организации, а приложение 8 — номенклатура отдельного структурного подразделения.

Составление номенклатуры — это действие, которое сотрудник отдела кадров выполняет единожды. Впоследствии уже разработанная номенклатура уточняется либо в нее вносятся изменения. Но для этого изначально номенклатура должна быть разработана с учетом возможности внесения правок.

Поэтапно процесс разработки выглядит следующим образом:

  • анализ массива документов, проходящих через отдел кадров;
  • выделение групп документов, которые должны войти в номенклатуру;
  • заполнение формы номенклатуры.

Разработкой номенклатуры обычно занимаются в конце года. Так, для 2021 года номенклатура разрабатывается в декабре 2020-го.

После того как сотрудник отдела кадров подготовил проект номенклатуры, он должен быть утвержден. Процесс согласования и утверждения зависит от типичной для компании схемы принятия локальных нормативных актов. Например, на проекте может понадобиться собрать визы начальника отдела кадров и специалиста из юридического отдела. И только после этого документ попадает на утверждение к руководителю компании.

Утверждение номенклатуры может быть связано не только с проставлением подписи руководителя на форме, но и с выдачей отдельного приказа. Чаще такой способ используют, если нужно утвердить сводную номенклатуру, вмещающую в себя номенклатуры всех структурных подразделений.

Эта процедура подразумевает, что изменения будут вноситься в актуальную номенклатуру на протяжении года, для которого она утверждена. Такая необходимость возникает, например, при появлении новой группы дел, которые ранее в номенклатуру не входили.

Процесс внесения изменений зависит от способа утверждения номенклатуры. В тех случаях, когда для вступления в силу достаточно подписи руководителя на форме номенклатуры, кадровые служащие еще при ее составлении оставляют несколько свободных строк, которые используются по мере появления новых групп дел.

Если же номенклатура утверждалась приказом, то внесение изменений происходит в той же форме, т. е. издается приказ, которым вносятся дополнительные группы дел под индексом, присвоенным в порядке валовой нумерации.

Заполнение графы «Количество дел» по окончании календарного года не считается внесением изменений. Просто соответственные цифры проставляются в этой графе ответственным сотрудником отдела кадров от руки.

Случается и наоборот: предусмотренная группа дел в течение года прекращает существование, когда необходимость в сборе и хранении документов отпадает на протяжении года. Но даже если в группе не оказывается ни одного дела, вычеркивать ее из номенклатуры не следует. Однако при утверждении номенклатуры на следующий год такая группа в номенклатуру уже не вносится.

Каждый год номенклатура дел пересматривается. Это необходимо, чтобы список дел всегда был актуальным. Сотрудником отдела кадров анализируется действующая номенклатура и направления документооборота, после чего в нее вносятся новые группы и удаляются более не используемые.

Изменяться могут и названия самих групп. Это может быть связано, например, с переименованием ведомства, с которым ведется переписка. Тогда такое изменение должно быть отображено и в номенклатуре.

И уже с учетом всех изменений номенклатура дел утверждается на новый календарный год. Опять же если для этого нужен отдельный приказ, то он издается в обязательном порядке.

Разработанная и утвержденная номенклатура дел в отделе кадров компании является признаком того, что документооборот был систематизирован, а сотрудники отдела имеют под рукой перечень документов, разбитых на группы для удобства хранения и работы с ними. Для разработки номенклатуры используются способы и методы, применяемые в архивном деле. Ежегодно номенклатура подлежит пересмотру и переутверждению, чтобы сохранялась актуальность в ведении дел. Используется номенклатура как для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, так и для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивны�� учреждения.

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:

  1. Первый экземпляр хранится в канцелярии.
  2. Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
  3. Третий используется в архиве компании.
  4. Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
  5. Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства

Добавить комментарий