Правила нотариального делопроизводства на 2021 год

Зарегистрирован в Минюсте РФ 17 декабря 2009 г. Регистрационный N 15675

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст. 4855; 2004, N 27, ст. 2711; N 35, ст. 3607; N 45, ст. 4377; 2005, N 27, ст. 2717; 2006, N 27, ст. 2881; 2007, N 1, ст. 21; N 27, ст. 3213; N 41, ст. 4845; N 43, ст. 5084; 2008, N 52, ст. 6236; 2009, N 1, ст. 14, 20; N 29, ст. 3642):

Утверждаю прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.

Министр А. Коновалов

Утверждены решением правления Федеральной нотариальной палаты от 18 ноября 2009 г. N 11/09

Утверждены приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403

Правила нотариального делопроизводства

I. Общие положения

1. Правила нотариального делопроизводства (далее — Правила), разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст. 4855; 2004, N 27, ст. 2711; N 35, ст. 3607; N 45, ст. 4377; 2005, N 27, ст. 2717; 2006, N 27, ст. 2881; 2007, N 1, ст. 21; N 27, ст. 3213; N 41, ст. 4845; N 43, ст. 5084; 2008, N 52, ст. 6236; 2009, N 1, ст. 14, 20; N 29, ст. 3642) (далее — Основы), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу.

Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющимся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации (Российская газета, 1993, N 237; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 3, ст. 152; N 7, ст. 676; 2001, N 24, ст. 2421; 2003, N 30, ст. 3051; 2004, N 13, ст. 1110; 2005, N 42, ст. 4212; 2006, N 29, ст. 3119; 2007, N 1, ст. 1; N 30, ст. 3745; 2009, N 1, ст. 1, 2) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории. В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях. Для учета и справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности могут создаваться, обрабатываться и храниться в базах данных электронные копии документов, регистрационно-контрольные и учетные формы, а также передаваться и приниматься электронные сообщения, не имеющие юридической силы, если это не противоречит положениям Основ и иных нормативных правовых актов в данной сфере.

3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, организацию хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также за сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение несут:

нотариус, занимающийся частной практикой;

в государственной нотариальной конторе — один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (далее — территориальный орган).

Предусмотрена возможность совершения нотариусами новых нотариальных действий:

• исполнительной надписи для взыскания задолженности в бесспорном порядке в виде электронного документа;
• принятие на хранение электронных документов;
• удостоверение равнозначности электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, электронному документу, представленному нотариусу[1].

Предусмотрена возможность совершения некоторых нотариальных действий с помощью сети Интернет удаленно, то есть без личной явки обратившегося лица к нотариусу.
На текущий момент Законом установлен следующий перечень нотариальных действий, которые могут быть совершены удаленно:

• свидетельствование верности перевода документа с одного языка на другой;
• передача электронных документов физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам;
• принятие в депозит и на депонирование безналичных денежных средств;
• совершение исполнительной надписи в виде электронного документа;
• принятие на хранение электронных документов;
• обеспечение доказательств в виде осмотра информации в сети Интернет;
• получение выписки из реестра уведомлений о залоге движимого имущества;
• удостоверение равнозначности электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, электронному документу, представленному нотариусу.

Об утверждении Правил нотариального делопроизводства

• Правовые основы деятельности
• Нормативные акты
• Постановления Европейского Суда по правам человека

• Судебная практика
• Конституционный Суд
• Верховный Суд

• Научно-методические материалы
• По вопросам надзора за исполнением федерального законодательства
• По иным вопросам надзорной деятельности

• Статистические данные
• Об использовании выделяемых бюджетных средств
• О деятельности органов прокуратуры

• Новости
• Основные документы

• Главное управление международно-правового сотрудничества

• Региональное представительство
  Международной ассоциации прокуроров в России

• Новости Генеральной прокуратуры России
• Новости прокуратур субъектов федерации
• События Генеральной прокуратуры

• Мероприятия и встречи
• Интервью и выступления

• Печатные издания
• Видео
• К сведению СМИ
• Инфографика

• Конкурс
• Участие в конкурсе
• Этапы конкурса
• Итоги конкурса
• Аккредитация СМИ

• Информационные материалы

• Социальные ролики

• Наглядные материалы

• Прокурор разъясняет

• Порядок обращения граждан
• График приема

• Интернет приемная

• Уведомления об экстремизме
• Статусы уведомлений

• Прямая линия для предпринимателей

• Свежие
• Посещаемые

Министерство юстиции и Федеральная нотариальная палата дали разъяснения по порядку работы нотариусов и по размеру тарифных плат при регистрации сделок с недвижимостью.

Министерство юстиции дало разъяснение о применении ряда своих приказов, подписанных 29 июля 2015 года в связи с изменениями в федеральный закон «О нотариате». В письме ведомства разъясняется порядок ведения реестра нотариусов, как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

В частности оговаривается, что для включения нотариусов, работающие в государственных конторах, в качестве сведений о сдаче квалификационного экзамена должна вноситься дата получения гос.лицензии. Для регистрации остальных нотариусов в реестр будет заносится дата сдачи экзамена.

В письме разъясняются сроки применения приказов, касающихся сложения полномочий нотариусов, которые достигли возраста 75 лет, и проведения конкурсов на данное место. Также документ определяет порядок подачи заявления на временное замещение и применение положений о квалификационной комиссии при проведении экзамена.

В свою очередь Федеральная нотариальная палата дала разъяснение о том, что с 15 января 2021 года все сведения, касающиеся «исполнительной надписи, свидетельствовании подлинности подписи заявителей при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, удостоверении сделок, направленных на отчуждение доли или части доли в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью, договоров залога доли или части доли в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью, решений органов управления хозяйственных обществ» должны вноситься в Реестр нотариальных действий.

Новый регламент устанавливает исчерпывающий перечень документов, которые нужны для удостоверения сделок и иных действий. Нотариусы будут не вправе требовать с заявителей документы, которые прямо не поименованы в регламенте. При этом большинство необходимых для совершения нотариальных действий сведений нотариусы станут получать самостоятельно.

По новым правилам основными источниками информации будут не сами заявители, а государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, а также единая информационная система нотариата.

Запросить с юрлица или ИП какие-либо сведения нотариус сможет в случаях отсутствия данной информации в госреестрах и информационной системе нотариата.

Причем, если данные сведения в регламенте не указаны, истребовать их нотариус будет не вправе.

Регламент четко устанавливает, что нотариус не должен требовать от заявителя представления информации, которую он может получить самостоятельно в электронной форме, в том числе из государственных реестров.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. С 01.01.2021 нотариусы в своей работе будут руководствоваться новым регламентом.

2. Регламент устанавливает исчерпывающий перечень документов, которые нужны для удостоверения сделок и иных действий.

3. Нотариусы не смогут требовать предоставления сведений и документов, не указанных в регламенте, а также информации, которую они могут получить самостоятельно в госреестрах и информационной системе нотариата.

Меняются правила нотариального делопроизводства

Новые правила определяют источники получения информации при удостоверении договоров об отчуждении или залоге доли в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью.

Так, о полномочиях лиц на распоряжение долей в уставном капитале нотариус узнает из ЕГРЮЛ, об оплате отчуждаемой доли – из списка участников и документов, подтверждающих оплату доли, о наличии дополнительных требований к порядку отчуждения или залога доли – из устава общества.

Указанный документ подписан Минюстом России и Федеральной нотариальной палатой. Регламент начнет действовать с 1 января 2021 года и установит строгий перечень информации, которую вправе запросить нотариус в рамках того или иного нотариального действия, а также методы ее фиксации.

При том, что в настоящее время Основами законодательства Российской Федерации о нотариате перечень такой информации не определен.

Надо отметить, что четко прописанный перечень документов с необходимыми для нотариуса сведениями позволит исключить разночтения в требованиях к заявителям и обеспечить единую правоприменительную практику у всех нотариусов страны. После начала действия регламента нотариус будет не вправе требовать с клиента по своему усмотрению какие-то документы, перечисленные в регламенте. При этом ожидается, что регламент значительно облегчит и саму работу нотариуса.

Документ четко прописывает, какие документы нотариус должен запрашивать у граждан, а какие обязан находить сам, чтобы удостоверить свою личность. Такое правило в нормативном акте вводится впервые.

Случается, что граждане начинают уговаривать нотариуса выписать доверенность, скажем, по студенческому билету. Или рабочему пропуску. Такие просьбы не могут быть удовлетворены, ибо документ должен иметь серьезный статус, признаваться государством в качестве удостоверения личности. В первую очередь это паспорт.

В период оформления паспорта нотариус по новому закону примет временное удостоверение личности гражданина РФ. В данном случае также допустимы военный билет, заграничный паспорт, удостоверение моряка и т.п.

При этом возникает главный вопрос: какие еще документы должен принести человек для различных нотариальных действий. Теперь не придется бегать по инстанциям, чтобы собрать пакет справок для визита к нотариусу. Нотариат постепенно переходит на работу в режиме одного окна.

Президент Федеральной нотариальной палаты Константин Корсик считает, что прежде всего регламент направлен на защиту прав граждан. Такой четкий порядок, по его мнению, позволит обеспечить единую правоприменительную практику для всех нотариусов страны.

При нарушении регламента (например, при запросе не заявленных в нем сведений в рамках того или иного нотариального действия) нотариусу грозит дисциплинарное наказание.

Но главное в том, что введение регламента, по мнению Константина Корсика, снижает риск оспаривания нотариальных действий. Гражданин, выбирая нотариальную форму, получает стопроцентное доказательство его добросовестности и законности совершенного им юридического действия.

19. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.

Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях (приложение N 2), один экземпляр которого направляется адресату, а второй — приобщается к полученным документам.

20. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом (далее — расписка), заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 4 мая 2018 года приказом Минюста России от 17 апреля 2018 года N 69.

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй — вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.

22. Регистрации подлежат все электронные документы и документы на бумажном носителе, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, в том числе электронные, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти), а также электронные документы и образы электронных документов на бумажном носителе, отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, ЕИС.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231.

(Дополнительно включена с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)

55. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела, за исключением дел, книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС, если иное не установлено пунктами 166.1-166.3 Правил.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231.

56. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), определенной области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.

57. В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, ведущихся в течение нескольких календарных лет.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 26 июля 2019 года приказом Минюста России от 5 июля 2019 года N 133.

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

55. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела, за исключением дел, книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС, если иное не установлено пунктами 166.1 — 166.3 Правил. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

56. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), определенной области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.

57. В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, ведущихся в течение нескольких календарных лет. (в ред. Приказа Минюста РФ от 05.07.2019 N 133)

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

58. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

— помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;

— раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);

— группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

— не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома или части тома.

Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем в документе делается отметка.

В случаях если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносятся заголовок и индекс дела, а также порядковый номер тома (части тома). (в ред. Приказа Минюста РФ от 05.07.2019 N 133)

59. Постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела.

60. Постановления об отложении нотариальных действий или об отказе в их совершении помещаются в соответствующие номенклатурные дела вместе с документами, в отношении которых они вынесены. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

В случае если указанные документы не остаются в делах нотариуса, постановления формируются в отдельное дело. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

Постановления об отложении нотариальных действий, совершаемых удаленно, или об отказе в совершении нотариальных действий удаленно хранятся в электронной форме в ЕИС. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

61. Постановления нотариуса, не указанные в пунктах 59, 60 Правил, группируются с документами, относящимися к разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное постановление нотариуса.

62. Оформление дела (далее — тома дела) состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

63. Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).

64. Оформление дела при его заведении состоит из оформления обложки дела (приложение N 10) (дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку), на которой указываются следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты;

фамилия, имя и отчество (при наличии) нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование нотариального округа; наименование государственной нотариальной конторы полностью прописью; (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

номенклатурный индекс. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома;

заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);

дата дела. Датой начала дела является дата первого документа, включенного в дело. Датами начала и окончания дела, содержащего нотариальные документы, являются даты первого и последнего нотариального документа. Дата дела оформляется словесно-цифровым способом. Дата начала и окончания дела может не указываться на обложках дел, содержащих номенклатуру дел, описи, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел (например: «Номенклатура дел на 2017 год»). На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записи в реестре, книге, журнале. Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника. (в ред. Приказов Минюста РФ от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133)

срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).

Абзац восьмой. — Утратил силу. (в ред. Приказа Минюста РФ от 05.07.2019 N 133)

65. После окончания дела проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемых в соответствии с номенклатурой дел.

66. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом их окончания.

67. Час��ично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее.

• Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

• Как закрыть делопроизводственный год

К сожалению, не все потенциальные наследники общаются и поддерживают родственные отношения между собою. Особенно, когда дело доходит до получения наследства. Тому есть разные причины, но мы не будем сегодня заниматься «разбором полетов».

С принятием нового закона упрощается процедура получения сведений об открытии дела по наследству. Если раньше об этом можно было узнать только при личном посещении нотариальной конторы, которая работала по адресу последнего места проживания наследодателя, то теперь в этом нет необходимости.

Потенциальному наследнику достаточно зайти на сайт федеральной нотариальной палаты и открыть раздел «реестр наследственных дел», где следует указать Ф.И.О. наследодателя, даты его рождения и смерти. После этого появится уведомление, открыто ли наследственное дело и у какого нотариуса.

Ранее нотариусы не владели точной информацией, имел ли наследодатель имущество, приобретенное в браке. А ведь такое имущество является совместно нажитым независимо от того, на чье из супругов имя оно было оформлено документально.

По закону, половина такого имущества причитается вдове/вдовцу наследодателя. Но, поскольку нотариус не владел такими данными изначально, — это вызывало массу споров между наследниками, и нередко такие разногласия приходилось решать через суд.

С 2021 г. Росреестр будет предоставлять в нотариат сведения о наличии совместно нажитого имущества наследодателя и его супруга.

До принятия нового закона, нотариусы делали запросы в основные банковские учреждения, такие как Сбербанк, ВТБ и т.п. Таким образом, наследники платили за нотариальные услуги, но не имели гарантий, что получат необходимую информацию о вкладах и накоплениях умершего родственника.

Теперь ситуация меняется. Обусловлено это тем, что все без исключения банки обязаны будут предоставлять в ФИНС РФ сведения об открытии вкладов гражданами. Кроме того, нотариусы без труда смогут получать информацию из ПФР о наличии неполученной пенсии наследодателем.

Следовательно, сделав запрос в данные учреждения, нотариус получит необходимую информацию о вкладах и пенсионных накоплениях наследодателя, что упростит саму процедуру наследования, и родные умершего человека получат все причитающееся им имущество и денежные средства.

Предпосылкой к усиленной защите наследственных сделок стало предупреждение ФСБ РФ, заинтересовавшихся статистикой уголовных дел, число которых с каждым годом возрастает.

Сотрудники федерального ведомства акцентировали внимание нотариусов на необходимости тщательной проверки документов у граждан, претендующих на получение наследства. Проверке подлежат не только паспорта, но и различные свидетельства, документы из Росреестра и т.д.

Теперь в обязанности работников нотариальных контор входит:

1. проверка личности обратившихся граждан по единой биометрической системе ЦБ РФ;

2. нанесение на свидетельства о праве на наследство специальных QR-кодов, подделать которые достаточно сложно.

Тем не менее ранее выданные нотариусами документы без QR-кодов сохранят юр. силу и менять их будет не обязательно.

Согласно изменениям для изготовления бланков используется бумага формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Бланки документов должны быть с такими полями: 30 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее и нижнее.

Печать проставляется с охватом последних нескольких букв наименования должности подписавшего документ, или на отдельно выделенном для этого месте.

На копиях (фотокопиях) документов, которые остаются в делах нотариусов, проставляется отметка «согласно оригиналу», дата и подпись нотариуса.

Текст нотариального документа изготовляется с помощью общепринятых технических средств. Во время подготовки документа рекомендовано использовать шрифты размером 12 — 14 печатных пунктов и гарнитуру Times New Roman.

В случае отказа физического лица от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика указываются серия и номер паспорта.

Текст нотариальных документов излагается с соблюдением таких полей: 30 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 10 мм — нижнее (не ниже верхнего предела QR- кода).

В случае удостоверения правовой сделки от лица, не способного самостоятельно подписать документ, с одновременным заверением подлинности подписи расписавшегося вместо участника правовой сделки, считается, что совершаются два нотариальных действия, каждому из которых присваивается отдельный реестровый номер.

В случае поступления дополнительного заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство на вновь выявленное наследственное имущество по наследственному делу к делу приобщаются заявления наследников, документы, подтверждающие принадлежность наследодателю наследственного имущества, и другие документы, необходимые для выдачи свидетельства. Приобщенные документы нумеруются следующими порядковыми номерами после последней страницы наследственного дела.

Сноска. Заголовок главы 1 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Настоящие правила по нотариальному делопроизводству (далее — Правила) разработаны в соответствии со статьей 4 Закона Республики Казахстан «О нотариате» (далее — Закон).

Правила устанавливают единый порядок ведения нотариального делопроизводства, электронного реестра в Единой нотариальной информационной системе (далее – электронный реестр ЕНИС):

нотариусом, занимающимся частной практикой (далее — частный нотариус);

государственными нотариусами государственной нотариальной конторы (далее — государственный нотариус).

2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» и статьей 5 Закона.

3. Правила определяют порядок:

1) приема, регистрации и отправление документов;

2) составления номенклатуры дел;

3) формирования дел;

4) оформления дел, составления описи дел;

5) хранения документов;

6) передачи дел в частный нотариальный или государственный архив, обеспечения сохранности архивных документов;

7) уничтожения дел;

8) ведения реестра регистрации нотариальных действий, регистрации нотариальных действий;

9) оформления документов, предназначенных для совершения действий за границей;

10) использования печати, штампов и бланков нотариуса;

11) формирования и оформления наследственных дел. Учета завещаний.

4. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивает:

частный нотариус;

государственный нотариус.

5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организация и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса.

В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата принимают меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами.

В случае приостановления членства в нотариальной палате частного нотариуса, территориальная нотариальная палата принимает меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу.

При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата в течение десяти рабочих дней, со дня подписания приказа о прекращении действия лицензии нотариуса, принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в частный нотариальный архив.

При выходе из членов территориальной нотариальной палаты, территориальный орган юстиции совместно с нотариальной палатой в течение десяти рабочих, со дня поступления заявления нотариуса о выходе из состава членов нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.

Сноска. Пункт 5 в редакции приказа Министра юстиции РК от 12.12.2019 № 596 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

6. При прекращении действия лицензии частного нотариуса, право доступа к его данным, находящимся в электронном реестре ЕНИС, передаются в частный нотариальный архив.

Сноска. Заголовок главы 3 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

17. Номенклатура дел, составляется (не позднее 10 декабря текущего года) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года в трех экземплярах.

Номенклатура дел государственной нотариальной конторы утверждается руководителем территориального органа юстиции и согласовывается с государственным архивом.

Частный нотариус, утверждает номенклатуру дел по согласованию с частным нотариальным архивом.

18. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность, в том числе, — реестры, книги, журналы.

Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, при определении сроков хранения дел в случае их отбора для передачи в архив или для уничтожения.

Снижение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел не допускается.

В каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

19. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел или томов по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам.

20. Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел оперативного хранения, остается в архиве государственной нотариальной конторы или частного нотариуса.

Сноска. Заголовок главы 4 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

21. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у частного нотариуса, документы после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

22. В дела группируются документы одного года.

23. Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

24. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу или нотариальному действию.

25. По объему дело не должно превышать 180 листов. Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»).

26. Экземпляр постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещается в наследственное дело.

Экземпляр постановления об отложении нотариальных действий группируется с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.

Сноска. Заголовок главы 5 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

27. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего в себя формирование обложки дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.

28. Дело помещается в обложку дела по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.

29. После завершения дела в делопроизводстве проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения, устанавливаемого в соответствии с номенклатурой дел.

30. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения предусматривают:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

брошюровку (подшивку) дела в твердую обложку;

заполнение всех реквизитов обложки дела согласно пункта 36 настоящих Правил.

31. В конце дела подшивается лист-заверитель дела по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам.

Лист-заверитель дела подписывается частным или государственным нотариусом, с указанием даты составления заверительной надписи, проставлением печати.

При изменении нумерации листов дела на листе-заверителе дела делается отметка об изменении.

32. На дела, постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам.

Внутренняя опись документов дела подписывается частным или государственным нотариусом и подшивается в начале дела.

33. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

34. По окончании календарного года отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, оконченные в делопроизводстве, составляется опись дел постоянного хранения по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам. Опись представляет собой перечень заголовков дел, с указанием дат и количества листов в деле.

На дела временного (до 10 лет) хранения опись не составляется.

35. Документы, хранящиеся в делах частного нотариуса или в государственной нотариальной конторе, выдаются лицам, указанным в пункте 6 статьи 3 Закона.

Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.

Бесплатная юридическая помощь

Информация о федеральных государственных гражданских служащих Минюста России, ответственных за рассмотрение обращений граждан и организаций

Статья девятая основ о нотариате утверждает, что нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в строгом соответствии с правилами, которые утверждаются Минюстом России вместе с ФНП. Во исполнение данной нормы были утверждены правила нотариального делопроизводства (от 2009 года).

В данных правилах установлен единый порядок работы абсолютно всех нотариусов с документами, а также осуществления контроля над исполнением правил. Также они регулируют документирование и документооборот нотариуса начиная с момента создания либо же получения им документов до непосредственной передачи в архив либо же уничтожения, включая порядок работы с данными документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, дальнейшую подготовку документов к хранению либо же уничтожению.

Для нотариального делопроизводства используется государственный язык страны, которым согласно шестьдесят восьмой статье Конституции РФ является русский. Вместе с данным языком нотариальное делопроизводство допустимо вести и на языке республики, которая входит в состав Российской Федерации, если таковой язык установлен данной республикой.

Согласно правилам нотариального делопроизводства приоритетной формой, необходимой для оформления документации в нотариальном делопроизводстве, является бумажный носитель. Но, при этом, копии документов, учетные и регистрационно-контрольные формы допустимо создавать, обрабатывать и хранить в базах данных на электронном носителе, но исключительно для учета и необходимого справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности.

В рамках нотариального делопроизводства каждый нотариус ведет:

1. Журнал регистрации входящей корреспонденции, а также отдельный журнал регистрации исходящей корреспонденции.
2. Журнал регистрации организационно-распорядительных документов.
3. Журнал учета касательно приема и передачи полномочий, а также дел нотариуса.
4. Книгу учета наследственных дел, а также алфавитную книгу учета наследственных дел.
5. Алфавитную книгу учета завещаний.
6. Книгу учета дел завещаний закрытого характера.
7. Книгу учета заявлений (поручений) касательно принятия должных мер по охране наследственного имущества.
8. Книгу учета заявлений (поручений) касательно принятия должных мер по управлению наследственным имуществом.
9. Книгу учета всех депозитных операций.
10. Алфавитную книгу, необходимую для учета кредиторов.
11. Реестры для регистрации нотариальных действий.

Имеющиеся у нотариуса книги, реестры, журналы до внесения в них первой записи обязательно должны прошиваться, а их листы – нумероваться. На оборотной стороне последнего листа производится обязательная запись о числе пронумерованных и сшитых листов, которая заверяется подписью должностного лица, а также оттиском печати нотариальной палаты в том случае, когда книги, реестры, журналы выдаются частнопрактикующим нотариусам, либо же подписью должностного лица, а также оттиском печати территориального органа юстиции в том случае, когда они выдаются нотариусам, работающим в государственных нотариальных конторах. Так как выдача нотариусам книг, реестров, журналов подлежит обязательной регистрации непосредственно в нотариальной палате либо же территориальном органе юстиции, то на них проставляются еще и дата выдачи и регистрационный номер.

Ответственность за организацию и дальнейшее верное ведение делопроизводства, организацию хранения документов, учета и использования архивных нотариальных документов и их сдачу в соответствующий архив на последующее постоянное хранение несет конкретно частнопрактикующий нотариус. В государственной нотариальной конторе таковая ответственность возлагается согласно приказу территориального органа юстиции на одного из нотариусов, работающих в данной конторе.

Территориальные органы юстиции осуществляют контроль над исполнением Правил нотариального делопроизводства теми нотариусами, которые работают в государственных нотариальных конторах, а практикующих в частном порядке нотариусов контролируют территориальные органы юстиции вместе с нотариальными палатами субъектов страны с помощью проведения периодических совместных проверок.

Плановые проверки нотариусов, которые занимаются частной практикой, проводятся в строгом соответствии с утверждаемыми территориальным органом юстиции и нотариальной палатой ежегодными графиками проведения проверок. Для проверки создается отдельная комиссия, в которую должно входить не менее двух человек (представителей территориального органа юстиции, а также нотариальной палаты). Персональный состав данной комиссии утверждается по каждой из проверок отдельно. По итогам проведенной проверки составляется справка, отражающая положительные моменты исполнения специалистом Правил нотариального делопроизводства, а также замечания, обнаруженные в ходе проверки в том случае, если они были выявлены, и предложения. Справку составляют в трех экземплярах и подписывают проверяющие лица и непосредственно нотариус, в отношении которого проводилась проверка. Справки хранятся строго в территориальном органе юстиции, в нотариальной палате и у нотариусов, в отношении которых данная проверка была проведена.

29 декабря 2020 года «оживает» цифровой нотариат

Сноска. Заголовок главы 1 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Настоящие правила по нотариальному делопроизводству (далее — Правила) разработаны в соответствии со статьей 4 Закона Республики Казахстан «О нотариате» (далее — Закон).

Правила устанавливают единый порядок ведения нотариального делопроизводства:

нотариусом, занимающимся частной практикой (далее — частный нотариус);

государственными нотариусами государственной нотариальной конторы (далее — государственный нотариус).

Сноска. Пункт 1 — в редакции приказа Министра юстиции РК от 30.04.2021 № 358 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» и статьей 5 Закона.

3. Правила определяют порядок:

1) приема, регистрации и отправление документов;

2) составления номенклатуры дел;

3) формирования дел;

4) оформления дел, составления описи дел;

5) хранения документов;

6) передачи дел в частный нотариальный или государственный архив, обеспечения сохранности архивных документов;

7) уничтожения дел;

8) регистрации консультирования;

9) оформления документов, предназначенных для совершения действий за границей;

10) использования печати, штампов и электронной цифровой подписи;

11) формирования и оформления наследственных дел.

Сноска. Пункт 3 — в редакции приказа Министра юстиции РК от 30.04.2021 № 358 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

4. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивает:

частный нотариус;

государственный нотариус.

5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организация и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса.

В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата принимают меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами.

При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата в течение тридцати календарных дней, со дня подписания приказа о прекращении действия лицензии нотариуса, принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в частный нотариальный архив.

При выходе из членов территориальной нотариальной палаты, территориальный орган юстиции совместно с нотариальной палатой в течение тридцати календарных дней, со дня поступления заявления нотариуса о выходе из состава членов нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.

При исключении из членов территориальной нотариальной палаты территориальная нотариальная палата в течение тридцати календарных дней, со дня вступления в силу решения дисциплинарной комиссии об исключении из нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.

В случае приостановления действия лицензии нотариуса, прекращении действия лицензии нотариуса, выходе или исключении нотариуса из членов нотариальной палаты Кабинет нотариуса ЕНИС передается другому частному нотариусу, по решению территориальной нотариальной палаты, а также в частный нотариальный архив.

Сноска. Заголовок главы 2 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

12. Регистрации подлежат все поступающие документы.

13. Для учета документов и контроля за их исполнением Правил ведется:

журнал регистрации входящих документов в ЕНИС по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;

журнал регистрации исходящих документов в ЕНИС по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

Сноска. Пункт 13 — в редакции приказа Министра юстиции РК от 30.04.2021 № 358 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

14. На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы ставится регистрационный номер по журналу регистрации входящих документов, и дата их регистрации.

15. На исходящих документах проставляется регистрационный штамп по образцу согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

16. Документы направляются адресатам по почте (с направлением копии на известные электронные адреса) или нарочно.

Сноска. Заголовок главы 3 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

17. Номенклатура дел, составляется (не позднее 10 декабря текущего года) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года в трех экземплярах.

Номенклатура дел государственной нотариальной конторы утверждается руководителем территориального органа юстиции и согласовывается с государственным архивом.

Частный нотариус, утверждает номенклатуру дел по согласованию с частным нотариальным архивом.

18. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность. Электронные документы и базы данных включаются в номенклатуру дел на общих основаниях.

В номенклатуре дел фиксируется форма документа – электронная с указанием носителя информации или бумажная.

Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел согласно приложению 3 к настоящему приказу.

Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, при определении сроков хранения дел в случае их отбора для передачи в архив или для уничтожения.

Снижение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел не допускается.

В каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

Сноска. Пункт 18 — в редакции приказа Министра юстиции РК от 30.04.2021 № 358 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

19. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел или томов по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам.

20. Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел оперативного хранения, остается в архиве государственной нотариальной конторы или частного нотариуса.

Сноска. Заголовок главы 4 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

21. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у частного нотариуса, документы после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

22. В дела группируются документы одного года.

23. Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

24. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу или нотариальному действию.

25. По объему дело не должно превышать 180 листов. Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»).

26. Экземпляр постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещается в наследственное дело.

Экземпляр постановления об отложении нотариальных действий группируется с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.

Несоблюдение правил нотариального делопроизводства

Сноска. Заголовок главы 6 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

38. Документы нотариального делопроизводства хранятся по месту их формирования в течение десяти лет.

При наличии условий для хранения документов нотариального делопроизводства, установленных Требованиями к помещению нотариуса, утвержденными приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 29, (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан № 7444), они хранятся по месту их формирования на весь период осуществления профессиональной деятельности нотариуса.

Сноска. Пункт 38 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

39. Частный нотариус, государственный нотариус обеспечивают сохранность документов и дел на период хранения документов.

40. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.

Сноска. Заголовок главы 7 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

41. Частный нотариус по истечении десяти лет хранения и при отсутствии условий для хранения передает в течение календарного года, следующего за истекшим периодом хранения, в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела на хранение.

Частный нотариус, прекративший свою деятельность в соответствии со статьей 12 Закона, а также вышедший из членов территориальной нотариальной палаты, в течение десяти рабочих дней передает завершенные и оформленные дела на хранение другому нотариусу или в частный нотариальный архив соответствующего нотариального округа.

Допускается продление срока передачи завершенных и оформленных дел на хранение в частный нотариальный архив, но не более чем на два месяца.

Сноска. Пункт 41 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

42. Передача дел осуществляется по описям дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и номенклатуре дел.

Сноска. Пункт 42 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

43. Частный нотариус передает в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела постоянного, временного (семьдесят пять лет) срока хранения:

договора об отчуждении земельных участков;

договора об отчуждении жилых домов, квартир (документы, на основании которых они удостоверены);

оконченные наследственные дела;

свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, которые подшивается в наследственное дело);

Не подлежат сдаче в частный нотариальный архив нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные, а также неоконченное наследственное дело.

Сноска. Пункт 43 — в редакции приказа Министра юстиции РК от 30.04.2021 № 358 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

44. В случае прекращения действия лицензии частного нотариуса, выходе или исключении частного нотариуса из членов территориальной нотариальной палаты, нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные завещания, а также неоконченные наследственные дела, в течение десяти рабочих дней, передаются другому частному нотариусу, по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.

Примечание ИЗПИ!

Абзацы 2 и 3 вводятся в действие с 01.01.2022 приказом Министра юстиции РК от 30.04.2021 № 358 (текст исключен).
Сноска. Пункт 44 — в редакции приказа Министра юстиции РК от 30.04.2021 № 358 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

45. Для хранения и обеспечения сохранности нотариальных документов в соответствии со статьей 29-1 Закона функционируют частные нотариальные архивы.

Частные нотариальные архивы являются филиалами территориальных нотариальных палат.

В частном нотариальном архиве хранятся документы, указанные в части 1 пункта 43 настоящих Правил.

Сноска. Пункт 45 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

46. В случае упразднения государственной нотариальной конторы, завершенные и оформленные дела территориальный орган юстиции передает в государственный архив.

Регистрации подлежат все электронные документы и документы на бумажном носителе, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки.

Информация, предусмотренная подпунктом 2 пункта 39.1, пунктами 43.1 и 43.2 Регламента, фиксируется в тексте сделки и (или) в протоколе фиксирования информации.

Для определенных нотариальных действий теперь не понадобится личное присутствие клиента в нотариальной конторе.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Теперь ситуация меняется. Обусловлено это тем, что все без исключения банки обязаны будут предоставлять в ФИНС РФ сведения об открытии вкладов гражданами. Кроме того, нотариусы без труда смогут получать информацию из ПФР о наличии неполученной пенсии наследодателем.

Большинство рекомендаций не отличается от тех, которые ведомство направляло в прошлый раз. В документе учли изменения в нормативных актах. Для ознакомления с информацией по наследственным делам даже не нужно регистрироваться на специальном ресурсе.

Организационно-распорядительные документы подлежат обязательной регистрации в журнале организационно-распорядительных документов, а оригиналы данных документов помещаются в советующие номенклатурные дела нотариуса.

Реквизиты, указанные в подпунктах «а» — «д» настоящего пункта, могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно в произвольной последовательности.

Помимо этого в них допустимо указывать дату и номер приказа территориального органа юстиции касательно назначения нотариуса на должность.

Статьи и советы по делопроизводству и архивному делу, работе секретаря и помощника. Шаблоны документов, подарки и акции.

Помимо этого в них допустимо указывать дату и номер приказа территориального органа юстиции касательно назначения нотариуса на должность.

Основания: федеральный закон от 27.12.2019 № 480-ФЗ; приказы Минюста России от 30.09.2020 г. № 222–232.

Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Единой нотариальной информационной системой является информационная система, предназначенная для автоматизации процессов сбора, обработки сведений о нотариальной деятельности и обеспечения информационного взаимодействия.
В единую нотариальную информационную систему вносятся сведения о совершенных нотариальных действиях и иные сведения, предусмотренные настоящим Законом.

Сравнительный анализ изменений в Правилах нотариального делопроизводства

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Судебный молоток призывает к порядку стороны процесса, а также символизирует его окончание после вынесения решения.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Образец обложки дела закрытого завещанияПриложение N 30. Образец извещения о вскрытии закрытого завещанияПриложение N 31. Образец книги учета депозитных операцийПриложение N 32. Образец алфавитной книги Учета кредиторовПриложение N 33. Образец извещения о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумагПриложение N 33.1.

Как отмечает президент Федеральной нотариальной палаты Константин Корсик, «нотариусы не только обеспечат защиту прав и законных интересов участников этих правоотношений, но и предоставят новые возможности комфортного и быстрого совершения юридически значимых действий, обеспеченных правовыми гарантиями нотариата».

В конце 2019 г. в России был принят ФЗ за № 480, которым внесены изменения в основы законодательства РФ о нотариате, вступающие в силу с 29.12.2020 г. В первую очередь, этот закон затронет наследственные правоотношения. Рассмотрим основные правила наследования «по-новому».

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении.

В случаях и пределах, установленных настоящим Законом, отдельные нотариальные действия могут совершать специально уполномоченные должностные лица.

Образец акта сдачи бланков нотариусаПриложение N 8. Образец номенклатуры дел на соответствующий годПриложение N 9. Образец итоговой записи о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в соответствующем годуПриложение N 10. Образец обложки делаПриложение N 11. Образец описи дел постоянного хранения за соответствующий годПриложение N 12.

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

Нотариальный регламент в 2021 году: как изменения влияют на работу

• Арбитражный процессуальный кодекс РФ

• Бюджетный кодекс РФ

• Водный кодекс Российской Федерации РФ

• Воздушный кодекс Российской Федерации РФ

• Градостроительный кодекс Российской Федерации РФ

• ГК РФ

• Гражданский кодекс часть 1

• Гражданский кодекс часть 2

• Гражданский кодекс часть 3

• Гражданский кодекс часть 4

• Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации РФ

• Жилищный кодекс Российской Федерации РФ

• Земельный кодекс РФ

• Кодекс административного судопроизводства РФ

• Кодекс внутреннего водного транспорта Российской Федерации РФ

• Кодекс об административных правонарушениях РФ

• Кодекс торгового мореплавания Российской Федерации РФ

• Лесной кодекс Российской Федерации РФ

• НК РФ

• Налоговый кодекс часть 1

• Налоговый кодекс часть 2

• Семейный кодекс Российской Федерации РФ

• Таможенный кодекс Таможенного союза РФ

• Трудовой кодекс РФ

• Уголовно-исполнительный кодекс Российской Федерации РФ

• Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации РФ

• Уголовный кодекс РФ

• ФЗ об исполнительном производстве

• Закон о коллекторах

• Закон о национальной гвардии

• О правилах дорожного движения

• О защите конкуренции

• О лицензировании

• О прокуратуре

• Об ООО

• О несостоятельности (банкротстве)

• О персональных данных

• О контрактной системе

• О воинской обязанности и военной службе

• О банках и банковской деятельности

• О государственном оборонном заказе

• Закон о полиции

• Закон о страховых пенсиях

• Закон о пожарной безопасности

• Закон об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств

• Закон об образовании в Российской Федерации

• Закон о государственной гражданской службе Российской Федерации

• Закон о защите прав потребителей

• Закон о противодействии коррупции

• Закон о рекламе

• Закон об охране окружающей среды

• Закон о бухгалтерском учете

  • Федеральный закон от 30.12.2020 N 493-ФЗ (ред. от 12.06.2021)

    «О публично-правовой компании «Единый регулятор азартных игр» и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»

  • Федеральный закон от 22.04.1996 N 39-ФЗ (ред. от 11.06.2021)

    «О рынке ценных бумаг»

  • Федеральный закон от 27.07.2010 N 224-ФЗ (ред. от 11.06.2021)

    «О противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»

  • Указ Президента РФ от 04.08.2004 N 1009 (ред. от 18.06.2021)

    «Об утверждении Перечня стратегических предприятий и стратегических акционерных обществ»

  • Указ Президента РФ от 12.03.2012 N 296 (ред. от 18.06.2021)

    «Об акционерном обществе «Роскартография»

  • Распоряжение Президента РФ от 18.06.2021 N 162-рп

    «О проведении 12 июня 2021 г. в Большом Кремлевском дворце церемонии вручения знаков особого отличия»

  Оформляемыми каждым нотариусом организационно-распорядительными документами в точном соответствии с Правилами нотариального делопроизводства признают документы, которые напрямую связаны с осуществлением нотариального действия, но никак не касаются документального оформления данного действия. Это:

  1. Постановления (не считая связанных согласно действующему законодательству с документальным оформлением нотариального действия, а конкретно о выдаче денежных средств на похороны наследодателя, касательно аннулирования ранее выданного свидетельства о праве на наследство и проч.).
  2. Распоряжения.
  3. Поручения.
  4. Запросы касательно истребования сведений, а также документов.

  Отличительной чертой организационно-распорядительных документов можно считать обязательность указания в них довольно внушительного числа реквизитов, среди которых:

  • наименование нотариальной палаты российского субъекта (на документах тех нотариусов, которые практикуют в частном порядке);
  • наименования нотариального округа либо же государственной нотариальной конторы;
  • фамилия, инициалы, должность специалиста;
  • дата, а также номер приказа территориального органа юстиции, согласно которому нотариус был назначен на должность;
  • вид документа (распоряжение, постановление и проч.);
  • наименование документа (касательно отказа в совершении нотариального действия и проч.);
  • точная дата; регистрационный номер;
  • место составления;
  • непосредственно текст документа;
  • подпись нотариуса; оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба страны.

  Правила нотариального производства внесли определенную ясность в порядок совершения нотариусом своей подписи на разных документах. Например, проставляемая в конце организационно-распорядительного документа подпись нотариуса должна состоять из наименования его должности, личной подписи, а также расшифровки подписи, что выглядит следующим образом:

  Нотариус____(личная подпись)___И.О. Фамилия

  Организационно-распорядительные документы подлежат обязательной регистрации в журнале организационно-распорядительных документов, а оригиналы данных документов помещаются в советующие номенклатурные дела нотариуса.

  Кроме организационно-распорядительных документов нотариусам в процессе осуществления своей деятельности довольно часто приходится составлять и отправлять разнообразные письма.

  Письмами нотариуса называют оформляемые нотариусом документы, которые не связаны с документальным оформлением нотариального действия.

  К таковым документам причисляют ответы на запросы, которые поступили нотариусу; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; различные уведомления; справки и прочие аналогичные документы.

  Правила нотариального делопроизводства предусматривают оформление писем нотариуса строго на его личном бланке.

  В отличие от организационно-распорядительных документов письма нотариуса содержат в себе меньшее число реквизитов, считающихся обязательными. В письмах нотариуса помимо непосредственно текста указывается фамилия и инициалы, должность, наименование нотариального округа либо государственной нотариальной конторы, место, а также точная дата составления и исходящий регистрационный номер письма, его адресат, отметка об имеющихся приложениях, если таковые есть, а также подпись нотариуса. В письмах, которые исходят от нотариуса, занимающегося частной практикой, кроме перечисленных выше реквизитов указывают наименование нотариальной палаты российского субъекта, членом которого данный нотариус является.

  Вместе с тем в выдаваемых нотариусом справках касательно совершенных нотариальных действий, отнесенных Правилами нотариального делопроизводства к разновидностям писем нотариуса, предусмотрен расширенный список обязательных реквизитов. Подобные справки помимо указанных выше реквизитов обязаны содержать наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются; оттиск нотариальной печати с воспроизведением Государственного герба страны. Помимо этого в них допустимо указывать дату и номер приказа территориального органа юстиции касательно назначения нотариуса на должность.

  В проставляемой подписи нотариуса в письмах, которые, как уже говорилось ранее, оформляются строго на личном бланке, должность специалиста не указывается. В том случае, когда документ либо письмо выдаются индивидом, который замещает временно отсутствующего нотариуса, вне зависимости от формы бланка, на котором они оформляются, подпись данного индивида в обязательном порядке должна содержать указание статуса данного индивида, его личную подпись с обязательной расшифровкой. При оформлении это выглядит так:

  Временно исполняющий обязанности нотариуса (личная подпись) И.О. Фамилия

  Документация, которая поступает нотариусу по почте либо же принимается им на личном приеме, подлежит обязательной обработке.

  При поступлении документов по почте нотариус сначала проверяет верность их доставки. В том случае, когда документы доставлены данному нотариусу по ошибке, они подлежат обязательному возврату в отделение связи для дальнейшей пересылки по принадлежности. Далее нотариус вскрывает конверты, которые ему адресованы, и обязательно проверяет наличие в них документов и приложений (если таковые имеются). При отсутствии в конверте документа либо же приложения к нему об этом составляется соответствующий акт по установленной форме, один экземпляр которого направляется адресату, второй же приобщается к полученным документам. Если поступившее нотариусу обращение не содержит никаких данных о фамилии, а также почтовом адресе заявителя, то таковое обращение можно считать анонимным и нотариусом оно не рассматривается. Конверты, в которых нотариусу поступают документы, обычно уничтожаются. Но в некоторых ситуациях, к примеру, для фиксации сведений касательно времени отправки либо же получения документов, касательно адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

  Во время принятия на личном приеме подлинных документов, которые необходимы для совершения нотариального действия не в день принятия документов либо же для совершения нотариального действия без заявителя, заявителю нотариусом выдается расписка, которая заверяется подписью и оттиском гербовой печати нотариуса. Подобными документами, к примеру, могут быть документы, которые нужны для выдачи свидетельства касательно права на наследство и переданные нотариусу до истечения полугода с момента открытия наследства, либо же документы, которые необходимы для совершения протеста векселя. Возврат нотариусом таковых документов заявителю тоже производится строго под расписку, выдаваемую, в свою очередь, заявителем в виде отдельного документа либо же в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого оригинала документа. В том случае, если нотариусом на личном приеме принимаются копии документов, то расписка об их получении выдается нотариусом исключительно по просьбе заявителя. Выдаваемая нотариусом расписка составляется в двух экземплярах, один из которых выдается непосредственно заявителю, а второй помещается в дело нотариуса.

  Документы, которые нотариус получает в связи с осуществлением нотариальной деятельности, вне зависимости от способа, которым они были доставлены, подлежат обязательной регистрации в журнале входящей корреспонденции. Не регистрируются только те документы, которые нужны для совершения определенного нотариального действия и подтверждающие конкретные события либо факты (в частности, правоустанавливающие документы, документы, которые подтверждают факт рождения либо смерти и проч.).

  Как было сказано ранее, подпись нотариуса на документах заверяется оттиском принадлежащей ему печати. Если от нотариуса исходит документ, который требует особого удостоверения его подлинности, то, в таком случае, подпись специалиста на нем заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба страны. На прочих документах подпись допустимо заверять оттиском печати без воспроизведения Герба.

  Использование нотариусами печатей с воспроизведением Герба осуществляется согласно Федеральному конституционному закону от двадцать пятого декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ» и Указу Президента страны «Об использовании Государственного герба РФ на печатях нотариусов».

  Для изготовления, а также дальнейшего использования и уничтожения гербовых печатей нотариусов установлены специальные требования.

  Подобные печати изготавливают в строгом соответствии с ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования», который был утвержден постановлением Госстандарта страны от двадцать пятого декабря 2001 года № 573-ст. Этим стандартом установлены форма, размер, технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба нашей страны. Так, государственный стандарт предусматривает то, что гербовые печати несут в себе не меньше, чем четыре обязательных составляющих защиты от подделки. Для изготовления клише печати следует использовать резину, которая подходит для лазерной гравировки, либо иные материалы с техническими показателями, которые данной резине соответствуют. Фамилия, инициалы, должность нотариуса, место его нахождения либо наименование государственной нотариальной конторы, которые указываются на таковой печати, подлежат размещению в конкретном месте информационного поля печати.

  Ограничительные требования касаются не только клише, но и краски, с применением которой производится оттиск. Согласно правилам нотариального делопроизводства для выполнения оттиска данной печати допустимо использовать исключительно штемпельную краску голубого, синего либо фиолетового цвета.

  Специальные требования предъявляются также к порядку уничтожения печати. Отдельно стоит упомянуть о том, что нотариальная печать с воспроизведение Герба страны подлежит уничтожению не непосредственно нотариусом, а территориальным органом юстиции. При сложении своих полномочий либо освобождении от полномочий того специалиста, который занимается частной практикой, увольнении нотариуса из государственной конторы, при изменении места нахождения нотариуса либо наименования государственной нотариальной конторы, указанных на таковой печати, в течение тридцати суток с момента наступления соответствующего события нотариус передает свою печать для последующего уничтожения в территориальный орган юстиции. Передача печати осуществляется по акту, составляемому в двух экземплярах. Акт утверждается непосредственно начальником территориального органа юстиции и один из экземпляров возвращается нотариусу. При наступлении обстоятельств, которые делают невозможной передачу печати непосредственно нотариусом (в частности, его смерть, тяжелая болезнь, объявление в розыск, лишение права на осуществление профессиональной деятельности по судебному решению и проч.), таковая печать передается в территориальный орган юстиции специальной комиссией, которая создается в подобных случаях территориальным органом юстиции вместе с нотариальной палатой.

  При оформлении документов нотариус кроме печатей может использовать строго с неукоснительным соблюдением установленных правил также мастичные штампы. Согласно одному из таких правил выполнение оттиска мастичного штампа допускается исключительно штемпельной краской голубого, синего либо фиолетового цвета. Если же мастичный штамп применяется для исполнения удостоверительной надписи нотариуса, то незаполненные места штампа дописываются специалистом или от руки, или с помощью технических средств. Но дописывать допускается также красителями голубого, синего либо фиолетового цвета.

  При осуществлении профессиональной деятельности нотариус использует определенные бланки, которые предназначены для совершения нотариальных действий, а также личные бланки нотариуса.

  Применяемые частнопрактикующими нотариусами бланки для совершения нотариальных действий являются бланками единого образца, которые изготавливают на особой бумаге с водяными знаками и с использованием прочих видов защиты, применяемых к защищенной от подделок полиграфической продукции. Для них установлены особые условия хранения в металлических шкафах, сейфах и (либо) в специально оборудованных помещениях в условиях, которые исключают порчу и хищение. Форма, порядок изготовления, учета, а также использования бланков разрабатываются и затем утверждаются строго ФНП по обязательному согласованию с Минюстом РФ. Такие вопросы регулируются Положением о порядке изготовления, обращения, учета и использования бланка для совершения нотариальных действий, утвержденном решением правления ФНП от двадцать первого-двадцать второго декабря 2009 года (протокол № 14/09 с дальнейшими изменениями в 2010, 2011, 2012 годах) и согласованном Минюстом РФ письмом от двадцать седьмого октября 2010 года № 16/21964-ЮЛ.

  Это связано с тем, что наследники могут обратиться к нотариусу для решения споров по данному делу в любой момент. Например, человек, принявший наследство фактически, может оформить свидетельство на него в любое время после вступления в наследство.

  Если же наследник уже прошёл процесс оформления своих прав на имущество покойного, но не забрал свидетельство о наследстве, то наследственное дело хранится у нотариуса и считается открытым. Пока не выдано свидетельство, закрыть и передать в архив такое дело нельзя.

  
  

  Похожие записи:

  • Льнотная оплата при лишении права в нетрезвом виде
  • На 10 машиномест требуется одно для инвалидов
  • Закон день за два в сизо