Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения транспортной накладной 2021 при условии что плательщик и грузополучатель имеют разные адреса». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Транспортная накладная — это первичный документ, которым оформляют автомобильные грузоперевозки по России. Она подтверждает реальность сделки и расходы на перевозку. В накладной грузоотправитель и перевозчик утверждают условия перевозки.
Если транспортной накладной нет, она утрачена или оформлена неправильно, организация может подтвердить расходы другими документами: договором, счетом-фактурой, платежными документами (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26).
Накладная понадобится, когда продавец доставляет груз покупателю на своем автотранспорте. Исключение — если цена доставки входит в цену товара. Еще накладная нужна, когда продавец или покупатель нанимают для доставки груза стороннюю транспортную компанию.
Покупатели, которые забирают груз самовывозом на своей машине, транспортную накладную не оформляют, так как услугу транспортировки никто не оказывает. Расходы на транспорт и саму перевозку можно будет подтвердить путевым листом, зарплатными ведомостями и другими документами.
Транспортные накладные обычно выписывает организация, которая заказывает перевозку груза (грузоотправитель). Заказчиком может быть продавец или сам покупатель. К примеру, если покупатель заказал перевозку в транспортной компании, то он будет грузоотправителем и составит транспортную накладную. С 2021 года в роли грузоотправителя может выступать и экспедитор.
В договоре перевозки стороны могут выбрать, кто будет выписывать накладную. Например, поручить это самому перевозчику.
Транспортные накладные составляют на бумаге в трех экземплярах — по одному для каждого участника перевозки: грузополучателя, грузоотправителя и транспортной компании. Все экземпляры должны быть заверены подписями грузоотправителя и перевозчика.
Транспортная накладная формируется на каждую машину. Если в один автомобиль погрузили несколько партий груза, будет достаточно одной накладной. Но если одну партию распределили на несколько машин — понадобится накладная на каждый автомобиль.
Накладную составляет грузоотправитель, а во время провоза ее дополняет перевозчик. Получатель вносит свои данные на приемке груза. В итоге в составлении документа принимают участие три стороны.
Есть несколько общих правил, которых все должны придерживаться при работе с транспортной накладной:
- Чтобы накладная подтверждала расходы, в ней должны быть заполнены: дата, данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика, размер провозной платы. В разделах 6, 7, 15, 16 должны быть наименования должностей, подписи и расшифровки подписей.
- Печать на транспортной накладной не нужна, но ее наличие ошибкой не будет.
- В строках можно ставить прочерки, если для их заполнения нет информации. Разделы с отметкой «при необходимости» заполнять не обязательно (п. 10 Правил перевозок груза автомобильным транспортом, Письмо Минтранса России от 26.03.2021 № Д3/6976-ИС).
Далее подробно разберем порядок заполнения каждой из сторон.
Грузоотправителем может быть продавец, покупатель или экспедитор. Например, если покупатель нанял перевозчика, чтобы самовывозом забрать товар со склада продавца, то покупатель будет и грузоотправителем, и грузополучателем.
Грузоотправитель заполняет шапку накладной: дату, номер документа, номер экземпляра (документ составляется в количестве трех штук, каждый экземпляр имеет свой номер), дату и номер заявки. Дополнительно он оформляет разделы, 1–7, 15 и 16.
Раздел 1 «Грузоотправитель». Укажите ФИО физлица или наименование организации, ИНН, адрес, телефон. Если перевозку оплачивает экспедитор, то он и будет грузоотправителем, в таком случае проставляется отметка «является грузоотправителем» и заполняется подраздел 1а (при необходимости).
Раздел 2 «Грузополучатель». Заполните аналогично первому разделу, но данными получателя груза.
При погрузке водитель перевозчика ставит свою подпись в разделе 6 «Прием груза», а при разгрузке — в разделе 7 «Сдача груза». Перевозчик самостоятельно заполняет разделы 8-11, 13, 15 и 16. При необходимости можно заполнить разделы 12, 14 и 17.
Раздел 8 «Условия перевозки». Здесь перевозчик прописывает, когда груз можно считать утраченным, размер платы за хранение в терминале, размеры штрафов за невывоз груза, задержку транспорта и пр. Часто его оставляют пустым — это значит, что все условия определяются по общим правилам Устава автомобильного транспорта.
Раздел 9 «Информация о принятии к исполнению». В разделе проставляется дата приема заказа, ФИО и должность принявшего и его подпись. У перевозчика есть три дня на рассмотрение заявки грузоотправителя.
Грузополучатель должен заполнить раздел 7 «Сдача груза» в присутствии перевозчика. Он указывает:
- дату и время приезда автомобиля на разгрузку, а также дату и время выбытия;
- описание состояния груза, тары, упаковки, пломб, маркировки;
- массу груза (определяется тем же способом, что и при сдаче груза отправителем);
- количество грузовых мест.
Состояние груза, его массу и количество занятых мест можно не проверять, если все приехало на исправном закрытом транспортном средстве, в контейнере и с пломбами. При повреждении или отсутствии пломб проверка обязательна, как и при нарушении сроков доставки скоропортящихся грузов (п. 9 ст. 15 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Приемку груза подтверждает представитель получателя, он ставит свою подпись, ФИО и должность.
Каждый день в России совершается огромное количество грузовых перевозок. Все перевозки сопровождены документацией. Сегодня всем участникам транспортных перевозок приходится физически сохранять тонны бумажных документов. А при взаимодействии с государственными службами вовремя предоставлять им нужную информацию.
При проверках Федеральной Налоговой Службы часто требуется предоставление накладных за определённый период времени в отношении конкретного перевозчика либо контрагента. Вот и приходится бухгалтерии разыскивать нужные документы среди архивных бумаг.
При хранении всей информации в электронном виде организация быстро найдёт нужную накладную по указанным реквизитам. Выборку можно получить в любое время, и на проверку сдать документы в установленный срок, без просрочек.
В первом описывается товарные взаимоотношения между грузоотправителем, грузополучателем и покупателем товара (зачастую получатель и покупатель являются одним и тем же лицом). Этот раздел отражает списание товара у отправителя и оприходывания их получателем.
Второй раздел называется «Транспортным» в нем указываются данные на автомобиль, водителя, маршрут грузоперевозки,
Заполняем транспортные накладные 2021
При необходимости внести уточнения или исправить ошибку на бумажной накладной, требовалось всем участвующим в транспортной грузоперевозке заново подписывать документацию с исправлениями. ТН в электронной форме позволяет вновь созданную или исправленную накладную доставить всем сторонам на электронную подпись. В этом случае перевозчику не понадобится время, которое требуется на внесение поправок и получение бумажных документов. С ЭТРН все документы готовы в течение нескольких минут.
В обменном процессе электронными накладными есть три участника: сторона, отправляющая груз, непосредственно грузоперевозчик и сторона, груз получающая. При возникновении ситуации, что все стороны цепочки доставки груза работают со своими ЭДО (электронный оборот документов), создаётся единый формат. Он нужен, чтобы можно было операторам без лишних проблем принимать накладные, делать их интерпретацию и отправлять получателю.
Этот объём будет формироваться правительством. Проблемы внедрения ЭТРН в практику грузоперевозок будут решаться. Все стороны цепочки переведут своих физических или юридических участников на оборот документов в электронной форме. И тогда опасений, что один из участников цепочки не будет работать из-за его оператора ЭДО, не будет.
При обмене документации в электронном исполнении применяют подписи в электронной форме двух типов: простую и квалифицированную подпись.
Простая ЭП используется при приёме водителем организации-перевозчика груза у организации, которая груз отправляет. Ещё такую подпись используют как подтверждающий факт, что груз организации-получателю доставлен в точку выгрузки.
Согласно Гражданскому кодексу, транспортная накладная — документ, который подтверждает перевозку товара между контрагентами. ТН заключается на основании договора между субъектами. Продавец обязуется доставить товар в оговоренный пункт назначения, а покупатель оплатить за груз.
Образец содержит положения о перевозке груза автомобильным средством.
Обязательно нужно указать информацию о грузоотправителе:
- Адрес
- Наименования
- Место нахождения
- Мобильный номер
- Банковские реквизиты
Аналогичные сведения оформляются о грузополучателе. Должно быть зафиксировано наименование товара, который отправляется, его масса нетто и брутто, размер, количество мест. К транспортной накладной прикрепляются сопроводительные документы, например:
- Параметры автомобиля
- Объявленная стоимость груза
- Необходима температура
- Объем
- Данные о запорно-пломбировочных устройствах
Указывается следующая информация:
- Сведения о сдаче товара к выгрузке
- Сведения о принятии заказа к исполнению
- Информация о перевозчике и транспортном средстве
- Отражается цена перевозки
- Указывается порядок расчета за услуги
- Описывается фактическое состояние груза, упаковка
Основной документ регламентирует условия при грузоперевозке, а не характеризует груз. О товаре указывается лишь общая информация. Передача бланка в пункте разгрузки водителем является подтверждение того, что договор выполнен и услуги оказаны. Договор может оформляться руководителем компании, которая оказывает транспортные услуги.
Инспекторы ГИБДД во время следования груза проверяют документы, так как они подтверждают правомерность перевозки автомобилем. ВАЖНО! Бланк имеет юридическую силу, если стоит все подписи.
Постановление Правительства от 21.12.2020 г. № 2200 должно в корне изменить сложившуюся практику указания в 10-ой графе транспортной накладной экспедитора, с которым у грузовладельца заключен договор в качестве перевозчика. Причин изменений две:
- уточнено понятие “водитель” — это лицо, состоящее с перевозчиком в трудовых или гражданско-правовых отношениях;
- Приложением № 4 к ППГАТ 2021 изменена форма транспортной накладной; теперь в ней нашлось место для указания сведений об экспедиторе, а также появилась необходимость указания типа владения транспортным средством — собственность, аренда или лизинг.
Законодатель как бы настойчиво говорит: указывайте в накладных фактического перевозчика, после которого нет другого контрагента-участника перевозки. Цель такой определенности вполне понятна — фискальные органы хотят иметь четкое представление кто является конечным получателем платежа за перевозку, чтобы остальные участники не могли применять льготные режимы налогообложения или уменьшать налог на прибыль списанием горюче-смазочных материалов и приобретением запчастей.
Похоже, что государство всерьез намерено контролировать движение денег по всем перевозкам. Для честных предпринимателей, работающих без применения серых и черных схем ухода от уплаты налогов, изменения практически никак не скажутся на деятельности. Указание в качестве перевозчика владельца транспорта применяется в международных грузовых автоперевозках — в CMR перевозчик ставит свой штамп, подтверждая прием груза у отправителя и никому от этого хуже не становится.
Нет. Верховный Суд РФ дважды высказался по этому поводу: требовать оплату перевозчик может только у лица, с которым у него заключен договор (п. 11 Обзора судебной практики по спорам, связанным с договорами перевозки груза и транспортной экспедиции; п. 28 Постановления Пленума ВС РФ от 26.06.2018 г. № 26).
Однако следует учитывать, что если между грузовладельцем и перевозчиком будет существовать только один посредник, это уменьшит количество неплатежей. Причина тому проста — сложность процедуры заключения договоров с крупными грузовладельцами. Таким образом, “первый” экспедитор будет заинтересован в сохранении отношений с перевозчиками и своевременной оплате их услуг. В свою очередь перевозчик может рассчитывать на успешное взыскание задолженности и процентов за пользование чужими денежными средствами при обращении в суд — ведь его контрагентом с большей долей вероятности будет не фирма-однодневка, а организация, которая непосредственно заинтересована в продолжительном существовании, ликвидация которой ударит по доходам бенефициаров.
Таким образом, в среднесрочной перспективе вполне возможно уменьшение неплатежей в сфере грузовых автоперевозок.
Раскрытие информации о фактических перевозчиках в транспортной накладной может спровоцировать у грузовладельцев желание работать с перевозчиками напрямую. Но оправданы ли опасения экспедиторов потерять клиентов из-за этого? На мой взгляд это маловероятно.
- Процедура заключения договора с более-менее крупным грузовладельцем достаточно длительная, и это не подходит перевозчикам, работающим в режиме “ищу загрузку когда освободился”.
- Основная часть перевозчиков в России — небольшие организации или предприниматели с автопарком до 15 единиц. Этого количества не хватит для закрытия потребности в автотранспорте любого относительно крупного грузовладельца. Грузовладельцу проще заключить договоры с 4-5 экспедиторами, чем с тысячами перевозчиками.
- Применяемое крупными грузовладельцами контрактование, то есть закрепление за экспедитором определенного количества перевозок по фиксированной цене, которые он обязан выполнить. За невыполнение условий контракта — штраф.
- НДС. Большинство перевозчиков не применяет общую систему налогообложения, следовательно, грузовладелец не может возместить налог на добавленную стоимость.
- Наработанная дебиторская задолженность позволяет производить зачет любых нарушений условий договора, начиная от опозданий и срывов погрузок, заканчивая полной утратой груза при перевозке. При перевозке грузов каждый раз с новым перевозчиком дебиторской задолженности образоваться неоткуда, следовательно, взыскивать штрафы и убытки придется в судах, что значительно увеличит нагрузку на юридические подразделения.
Кроме того нужно понимать, что и до принятия новых Правил перевозки грузов грузовладелец всегда мог узнать фактического перевозчика — достаточно было спросить у водителя телефон работодателя. Однако грузовладельцы предпочитали не создавать себе лишние трудности и работали с экспедиторами.
Транспортная накладная: нюансы заполнения
Больше всего вопросов после вступления в силу новых Правил перевозки грузов возникает касательно порядка заполнения основного перевозочного документа — транспортной накладной. В этом разделе будет произведен разбор этих вопросов. Если вопросы все-таки останутся — задавайте их в комментариях после текста статьи либо через форму обратной связи.
Резюмирую основные моменты, которые необходимо учитывать при заполнении транспортных накладных после 2021 года:
- если перевозку организует экспедитор, то именно он должен быть указан в графе 1 «Грузоотправитель» с проставлением соответствующей отметки в чекбоксе «Является экспедитором»;
- клиент экспедитора, заключивший договор на транспортно-экспедиционное обслуживание, указывается в графе 1а;
- в разделе 10 «Перевозчик» указываются сведения о фактическом перевозчике, владеющим транспортным средством по праву собственности, аренды или лизинга (тип владения указывается в графе 11) и имеющем трудовые или гражданско-правовые отношения с водителем.
Не все грузовладельцы осознают важность правильного оформления транспортных накладных, однако, если продолжать оформлять их по-старому, у экспедитора и грузовладельца возникают реальные риски привлечения к налоговой и даже уголовной ответственности. У многих экспедиторов договорами предусмотрена обязанность контролировать правильность заполнения транспортных документов. Вы можете скачать шаблон письма и направить его своим клиентам. Письменное уведомление с предупреждением о рисках действует убедительнее, чем просто разговор по телефону.
При выдаче транспортной накладной экспедитором, клиент должен получить документ, подтверждающий принятие груза экспедитором (ч. 4 ст. 4 Федерального закона от 30.06.2003 N 87-ФЗ “О транспортно-экспедиционной деятельности”). Таким документом, в силу п. 5 Постановления Правительства РФ от 08.09.2006 N 554 “Об утверждении Правил транспортно-экспедиционной деятельности”, является экспедиторская расписка. Форма бланка экспедиторской расписки и других экспедиторских документов установлена Приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 N 23 “Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов”.
Неприменение экспедиторских документов в правоотношениях между клиентом и экспедитором может повлечь отказ налогового органа учесть расходы грузовладельца (ст. 252 Налогового кодекса РФ) при исчислении налога на прибыль, что станет причиной повышенной налоговой нагрузки. В письме Федеральной налоговой службы от 27 мая 2021 г. № ЕА-4-26/[email protected] «О форме и порядке заполнения транспортной накладной на перевозку грузов автомобильным транспортом» фискальное ведомство особо отметило это обстоятельство: само по себе указание в транспортной накладной лица, не являющегося стороной договора перевозки (имея ввиду экспедитора), не освобождает стороны от оформления документов, предусмотренных главой 41 Гражданского кодекса «Транспортная экспедиция».
Экспедитору или грузовладельцу следует удостовериться в том, что перевозчик является тем лицом, которое будет фактически выполнять перевозку груза. Для этого необходимо получить документы, подтверждающие:
- владение транспортным средством (свидетельство о регистрации транспортного средства и действующий путевой лист);
- наличие трудовых или гражданско-правовых отношений с водителем.
Обратите внимание, что собственник транспортного средства — не обязательно перевозчик. Собственник может передать автомобиль арендатору, который будет его эксплуатировать и выполнять перевозки. Именно для этого следует требовать путевой лист, который, в силу п. 8 Приказа Минтранса РФ от 11.09.2020 г. № 368, выдается эксплуатантом транспортного средства.
В таком случае наиболее целесообразно заключить агентский договор. Схема взаимоотношений участников всей цепочки будет выглядеть так: грузовладелец заключает договор с экспедитором. Экспедитор подыскивает транспорт и может заключить договор с перевозчиком либо с агентом, который за плату сообщает сведения о перевозчике (в свою очередь, агент может получить сведения о перевозчике от другого агента, с которым он также заключает агентский договор). После этого экспедитор заключает договор с перевозчиком.
В этой схеме грузовладелец уплачивает экспедитору его вознаграждение, экспедитор производит два платежа — агенту и перевозчику, а агенты самостоятельно производят взаиморасчеты друг с другом.
Следует признать, что такая схема значительно повышает прозрачность платежей за услуги по перевозке грузов и приводит правоотношения сторон к полному соответствию с нормативными актами.
Правила перевозок груза автомобилем описаны в правительственном постановлении №2200 от 21 декабря 2020 года. Они заменили собой правила, утвержденные постановлением Правительства №272 от 15 апреля 2011 года, которые утратили силу. Форма транспортной накладной является Приложением №4 к этим Правилам.
Бумага удостоверяет расходы на перевозку в соответствии с письмом ФНС от 21 марта 2012 года №ЕД-4-3/[email protected] При выездной проверке при наличии у компании таких расходов налоговая проверяет эти документы.
Об обязательном использовании транспортной накладной говорит и Минфин в своем письме от 20 июля 2015 года №03-03-06/1/41407.
К сведению! Новые правила будут действовать до 1 января 2027 года. Они внесли несколько изменений в бланк транспортной накладной.
Нюансы заполнения новой транспортной накладной
Документ оформляют, если товар транспортируется привлеченным перевозчиком (при договоре перевозки) или экспедитором и при этом в договоре прописано право экспедитора заключать договор перевозки. В последнем случае экспедитор является отправителем.
Накладная удостоверяет, что был заключен договор о перевозке. Нужно внимательно заполнять форму, указывать в ней правильные данные: точные адреса, регистрационные номера, наименования компаний, груза и т.д. Подписывать транспортную накладную должно только уполномоченное на это лицо. У него должна быть доверенность на право подписи таких бумаг. Если документ будет заполнен с недочетами, то налоговая может отказать в признании расходов на транспортировку и в вычете по НДС.
При внесении исправлений в бумагу они должны быть подтверждены подписями грузоотправителя, транспортировщика или доверенными лицами.
На каждую сделку оформляется свой документ. Разрешается скорее перевозить за один раз разносортный груз в большом объеме. Так категории товаров будут совершенно разные. Но адресатов может быть несколько. То есть изначально определено несколько пунктов для посещения или они вычеркиваются и заменяются по пути следования.
Ее почти всю будет заполнять грузоотправитель. Для начала в таблицу вписываются подробные сведения о перемещаемом имуществе, пищевой продукции и др.
В первом столбике ставится номенклатурный № ТМЦ. Во втором и третьем — № прейскуранта с артикулом (если такие виды учета принципиально ведутся в данной организации). В четвертый со значением «Количество» вносится число перевозимых изделий, продуктов и пр. Следом идет информация о поштучной цене, точные названия, измерительные единицы, тип упаковки (картонные, целлофановые материалы и пр.)
Дальше по порядку оформления и заполнения товарно-транспортной накладной (ТТН) пишутся разные цифровые значения о местах, тоннаже и стоимости. При переплатах за что-либо (превышение по весу, затраты на транспортировку) это тоже указывается.
Последующий шаг — прописывание обобщенной суммы по всем категориям и номеров товара по складской системе. Затем прописью и в цифровом выражении пишут массу груза, указывают приложения (с количеством листов) и ниже словами полную и окончательную цену отпущенного складского имущества.
Ниже с левой стороны надо подписаться ответственным лицам с расшифровками: грузоотправителю, уполномоченным по отпуску с отгрузкой, а также главбуху. Правее вносят данные водителя (про его личность, имеющуюся доверенность). Чуть позже здесь распишется представляющий грузополучателя человек для подтверждения факта приема «посылки».
Здесь вставляем сведения о транспортировке.
А именно:
- в какой срок будет осуществлена доставка груза;
- описываем фирму-перевозчика;
- вписываем информацию по машине (марка и гос.нумерация);
- в крайнем правом столбце — нумерацию накладной и путевого листа.
В пункте «Плательщик» включаем данные о заказчике поставки и водителе. Далее нужно внести ясность, что это лицензионная карточка, регистрационный номер в ТТН и что писать о серии в транспортном разделе. Эти сведения у вас есть только при прохождении лицензирования чуть ранее. Сейчас оно не проводится, поэтому эта информация может показаться для вас непонятной. Она просто отсутствует и пропускается. Насчет вида перевозки надо уточнить — «коммерческий». Что касается путевых точек, то они могут корректироваться в дальнейшем.
Все действующие лица, участвующие в выдаче со склада, погрузке, отгрузке, доставке и принятии ТМЦ. Они материально ответственны перед своим руководством или заказчиком. И имеют задокументированы полномочия на то, чтобы ставить подписи в учетной документации. При отсутствии таковых бумага может быть признана недействительной. Но это произойдет при проведении судебных разбирательств. В ином случае ошибка останется незамеченной.
Транспортная и товарно-транспортная накладная: мы такие разные, но мы так похожи
На всех документах она проставляется в той части, где имеется указание должностей. Расписаться должны занимающие их люди. Что касается нестандартных бланков, то расположение нужного места может перемещаться. В любом случае оно находится после всех сведений об участниках и перемещаемом товаре. Подписывая, лица удостоверяют отправку, перевоз и приемку. Расположение в унифицированном варианте — в средней части листа. Для верности лучше посмотреть, как сделать и оформить товарно-транспортную накладную по образцу.
К форме 1-Т можно приложить допдокументы, если они предусмотрены в конкретной ситуации. Это паспорта, сертификаты, различные свидетельства и договора. Их перечень следует указать в отведенной для того строчке. Или же их нельзя будет учитывать. Несоблюдение формальности вызывает дополнительные трудности. Придется довозить бумаги или досылать их по почте. На всех бумагах требуется также ставить печати и подписи. Размещенная в них информация не должна противоречить друг другу.
Первоначальный оформитель может меняться. Это отправляющая, получающая сторона либо третье лицо. Последнее возможно за счет заключения договора с транспортировщиком. Но более частая ситуация — это оформление непосредственным отправителем груза. Ему разрешено заказывать транспортирование сторонним исполнителем или задействовать своего водителя.
Транспортная накладная на перевозку груза оформляется согласно Правилам, утверждённым правительством РФ от 15.04.2011 г. № 272, с учётом внесённых изменений от 12.12. 2017 г. № 1529, в трёх экземплярах (по одному на каждого участника сделки). Все три варианта являются оригиналами и должны быть заверены печатями, а также подписаны ответственными лицами, представляющими грузоотправителя и перевозчика. Документ оформляется грузоотправителем, если в договоре не прописано выполнить эту обязанность другими лицами, например, перевозчиком. В случае, когда товар отгружает филиал организации, в графе реквизитов грузоотправителя документа всё равно указываются данные головного предприятия.
Необходимое количество экземпляров ТН зависит от числа транспортных средств, которые будут перевозить груз. Одна накладная используется только тогда, когда несколько партий груза отправляются автомобильным транспортным средством от одного поставщика к одному получателю. При сборных транспортировках, где комплект груза следует в одном направлении, но предназначается разным покупателям, оформляются несколько накладных на каждую партию. Транспортные накладные на трансфер груза автотранспортом в обязательном порядке должны содержать следующую информацию:
- данные всех участников сделки;
- сведения о грузе;
- данные о транспортном средстве;
- стоимость грузоперевозки;
- перечень сопроводительных документов.
Все пункты накладной должны быть заполнены, а если данные для внесения в любой из разделов отсутствуют, то ставится прочерк. Исправления в обязательном порядке заверяются отправителем и перевозчиком (или их представителями), о чём гласят Правила.
Согласно п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
С 30.09.2011 г. организации должны для целей определения срока хранения документов руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Пунктом 362 Перечня установлено, что первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) должны храниться 5 лет.
Так как ТТН относится к первичной учетной документации, срок её хранения составляет не менее пяти лет. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
До введения транспортной накладной (ТН) применялся другой документ: товарно-транспортная накладная (ТТН). Однако после того, как в практику вошла первая, отмены второй не произошло. Сейчас используются оба документа: и ТН, и ТТН. В чем разница между ними?
Товарно-транспортная накладная (ТТН):
- Служит для учета движения товаров между продавцом и покупателем.
- Подтверждает правомерность перевозки при проверке на дороге.
- Включает два раздела: товарный и транспортный. В них указываются сведения о грузе и этапах его транспортировки.
- Служит основанием для (а) расчетов за грузоперевозку автотранспортом, (б) списания товаров отправителем и оприходования их получателем.
- Заполняется в четырех экземплярах. Более подробно о правилах выдачи ТТН, бланк и образец — здесь >>
Транспортная накладная (ТН):
- Подтверждает заключение договора грузоперевозки.
- Подтверждает правомерность перевозки.
- Включает только транспортный раздел. Он содержит сведения о перевозчике, грузоотправителе, получателе, условиях перевозки, а также данные, подтверждающие факт транспортировки груза и затраты на нее.
- Включает сведения о таре, используемой для грузоперевозки, о способе упаковки, о маркировке, о грузовых местах: их массе, объеме, размерах. В ТТН нет этой информации.
- Включает указания грузоотправителя о нужных параметрах автомобиля, данные об условиях перевозки, о фактическом состоянии груза, пломб, тары и упаковки, оговорки и замечания перевозчика. В ТТН эти сведения не указываются.
- Не включает номеров телефонов юрлиц (отправителей, получателей, перевозчиков), но содержит номера лиц, ответственных за перевозку.
- Не требует подписей должностных лиц, разрешивших отпуск груза, и лиц, отпустивших груз. Также не нужна подпись бухгалтера, главного или старшего. В ТТН должны быть все эти подписи — в товарном разделе.
- Не включает сведений о плательщике — наименования, адреса, банковских реквизитов, — в отличие от ТТН.
- Служит основанием для расчетов за перевозку груза автотранспортом.
- Подтверждает расходы на автоперевозку.
- Не может служить основанием для оприходования ТМЦ покупателем и для списания их поставщиком. В ТН нет раздела с нужной информацией: не приводится цена за единицу товара и общая стоимость всех перевозимых товаров. Можно указать только объявленную стоимость груза. Тогда в случае недостачи или порчи товара по вине перевозчика можно будет рассчитать сумму компенсации.
- Заполняется в трех экземплярах. Инструкция по оформлению транспортной накладной, пример заполнения и пустой бланк на 2021 год — ниже.
Если вы выписываете ТН, для списания и оприходования ТМЦ нужно выписать также товарную накладную ТОРГ-12. В ней есть необходимая информация о товаре: цена за единицу, количество и наименование.
Товарно-транспортная – унифицированный документ. Предназначен сопровождать товар во время перевозки от продавца к покупателю. Неважно, кто осуществляет перевозку: продавец, покупатель или наемный грузоперевозчик.
Документ распечатывают в 4‑х экземплярах (1 экземпляр продавцу, второй покупателю и еще два бланка грузоперевозчику). Заполненный документ используется как для подтверждения учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ), так и для расчетов за автоперевозку.
- Грузополучателю документ нужен для сверки перечня отгруженного товара с перечнем в документе.
- Грузоотправителю ТТН необходима для получения документального доказательства передачи груза водителю и приемки его получателем.
- Грузоперевозчик фиксирует в документе факт перевозки товара.
Хотите забыть о проблемах с оформлением новой транспортной накладной раз и навсегда? Интернет-сервис МойСклад специально для вас разработал систему автоматического заполнения и печати всех необходимых бухгалтерских документов. Для работы с ним вам потребуется только компьютер с принтером и доступ в интернет. И вы сможете оформлять и печатать документы в любое время суток и из любого места, где бы вы ни находились.
Более 1 500 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад Начать использовать
В общем случае — грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки. Но это может быть неудобно, так как отправитель, заполнив свою часть документа, должен будет передать оригинал водителю вместе с грузом. Тот, вместо того чтобы везти товар напрямую получателю, должен будет сначала съездить в офис компании-перевозчика с транспортной накладной, чтобы ее заполнили ответственные лица. И только после этого водитель займется доставкой груза. Удобнее предусмотреть в договоре, что транспортную накладную оформит грузоперевозчик. Тогда транспортная компания заполняет свою часть бланка в своем офисе, оригинал передается водителю, и тот отвозит его грузоотправителю, выезжая за грузом.
Заполнение документа происходит в несколько этапов:
- до начала погрузки,
- в период перемещения груза,
- после доставки товара.
Бремя оформления товарно-транспортной накладной может лежать на собственнике товара (продавце) если перевозкой занимается собственник самостоятельно. Если же в отношениях между грузоотправителем или грузополучателем есть посредник, который осуществляет транспортировку ТМЦ, то необходим отдельный договор с грузоперевозчиком. В зависимости от того, какая из сторон нанимает посредника, и возникает обязанность по составлению ТТН.
Транспортная накладная 2021 в 1С — образец
Сейчас одновременно действуют формы ТН и ТТН. В чем разница — читайте выше. Вкратце: ТТН содержит сведения о товаре, необходимые для списания и оприходования, что избавляет от необходимости выдавать форму ТОРГ-12. Однако в ТН больше детальных сведений о транспортировке груза. Какой документ выдавать — зависит от конкретной ситуации:
- Чтобы обосновать затраты на перевозку товаров, когда привлекается третья сторона: ТТН или ТН. Любая из этих форм подтверждает факт осуществления затрат на автоперевозку.
- Чтобы подтвердить правомерность перевозки грузов: ТТН или ТН. Подойдет любая форма.
- Чтобы осуществить списание и оприходование товаров: ТТН (или ТН + ТОРГ-12).
- Когда поставщик сам осуществляет доставку покупателю: ТН.
- Когда покупатель сам забирает товары со склада поставщика: не нужна ни ТТН, ни ТН. Если доставка не входит в договор, то для оприходования достаточно товарной накладной по форме № ТОРГ-12, а для обоснования расходов на ГСМ и расчета зарплаты водителю можно использовать путевой лист.
- При перевозке любого алкоголя и спиртосодержащей продукции: и ТН, и ТТН. Только ТТН может служить сопроводительным документом к алкогольной продукции, подтверждающим легальность ее производства и оборота. ТТН (товарно-транспортная накладная): и образец заполнения на 2021 год >>
В соответствии с Постановлением № 78 ТТН выписывается в четырех экземплярах. Первый — остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей. Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю.
Второй — сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза.
Третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта.
Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, транспортная организация прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотранспорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
Более подробная инструкция о заполнении этой формы в нормативных документах отсутствует. В разделе 2 Инструкции № 156 были приведены разъяснения, но они относятся к форме № 1-Т, которая являлась приложением № 1 к данной Инструкции и была отменена Постановлением № 78.
- Свежие
- Посещаемые
Постановления Правительства РФ от Отсутствие записи подтверждается прочерком в соответствующей графе заказа-наряда. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: 1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.
Отсутствие записи подтверждается прочерком в соответствующей графе при заполнении транспортной накладной. При объявлении грузоотправителем ценности груза груз принимается к перевозке в порядке, установленном настоящими Правилами, с указанием в пункте 5 транспортной накладной его ценности. Объявленная ценность не должна превышать действительной стоимости груза. Перевозка груза с сопровождением представителя грузовладельца, перевозка груза, в отношении которого не ведется учет движения товарно-материальных ценностей, осуществляется транспортным средством, предоставляемым на основании договора фрахтования транспортного средства для перевозки груза далее — договор фрахтования , заключаемого, если иное не предусмотрено соглашением сторон, в форме заказа-наряда на предоставление транспортного средства по форме согласно приложению N 5 далее — заказ-наряд.
ГК РФ рассматривает форму товарно-транспортную накладную как подтверждение заключения договора перевозки. Образец товарно-транспортной накладной на перевозку груза может быть оформлен в качестве приложения к договору перевозки.
Важно! Грузополучатель на этой же стороне ТТН делает отметку о наличии или отсутствии претензий и проставляет свою подпись, но уже после доставки груза. Здесь ставится подпись материально-ответственного лица (далее — МОЛ), которое лично принимает доставленный груз. Лица, которые проставляют свою подпись о принятии активов должны быть уполномочены действительными доверенностями или должностными обязанностями.
С 1 января 2021 — новая форма транспортной накладной
Грузополучатель и покупатель разные юридические лица, кто должен, в данном случае, поставить подпись в строках 15 и 18 в УПД? Адрес у организации может быть юридический, то есть тот адрес, по которому организация В строке 4 указывается почтовый адрес грузополучателя. НДС — это федеральный косвенный платеж, представляющий взымание в пользу государства установленной доли вновь созданной Налоги для ИП, ООО, КФХ и физ лиц — видео см.
Итого стоимость оборудования с НДС 65 150,00 В том числе НДС 18% 9 938,14 2.Срок поставки: в течение 25 календарных дней с момента подписания данной спецификации. 3.Условия доставки: Доставка продукции осуществляется автомобильным транспортом за счет Поставщика по адресу: г.Москва, ул. Монтажная, д.1 4.Грузополучатель: ООО «Орион», г.Москва, ул. Монтажная, д.1 5.Настоящая Спецификация составлена в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон. 6.Настоящая Спецификация вступает в силу с момента подписания обеими Сторонами и является неотъемлемой частью Договора.
Однако оформление счета за поставленный товар будет иметь значение только при второй описанной конструкции договора. В первом случае указание оплатить товар поставщику третьему лицу направляет сам покупатель, а третье лицо платит по его поручению и за покупателя, на что указывает в назначении платежа в платежном документе.
В этой ситуации все соглашения и условия транспортировки, а также стоимость перевозки оговариваются с заказчиком, который не считается отправителем груза или его получателем. С 1 пункта по 7 в накладной заполняются либо заказчиком, либо перевозчиком, но не грузоотправителем. В 16 пункте печать и роспись ставит заказчик, поскольку в данном случае подтверждается договорённость и согласование всех условийс перевозчиком. Также подтверждается правдивость и грамотность всей информации, располагающейся в накладной. По остальным пунктам все происходит таким же образом, как и в предыдущей ситуации.
В этой ситуации оформляются отдельно документы на доставку, а также на куплю-продажу товаров. Нужно создавать три экземпляра накладной по новой официальной форме. Один вариант отдается продавцу, который с его помощью подтверждает свои расходы на транспортировку. Другой переходит непосредственно покупателю, который подтверждает с его помощью реальность операции. Третий экземпляр накладной переходит к перевозчику. В том случае если транспортировка груза осуществляется в специальных контейнерах, то дополнительно составляется сопроводительную ведомость.
Для того, чтобы разобраться, что такое ТОРГ-12, приведем ключевые значения данной документации. В первую очередь, это один из важнейших документов, сопутствующих перевозкам товаров, используемый для бумажного оформления факта передачи товаров и ТМЦ от одного лица другому.
- наименование, которое имеет документация;
- дата, когда она была составлена;
- название субъекта экономики, которым составлен документ;
- подтверждение факта ведения хозяйствования;
- определение величины как результата хозяйственной жизни;
- наименование должности лица, которое составило сделку;
- подписи лиц, которые предусмотрены быть ответственными (фамилии, инициалы, печати).
Заполнение транспортной накладной
Оформление бланка 1-Т происходит в случаях перевозки товарно-материальных ценностей от одной организации к другой как собственными силами продавца-отправителя, так и при посредничестве компании-перевозчика.
Если транспортировка товарно-материальных ценностей происходит непосредственно собственником или продавцом товара, то оформление документа входит в его прерогативу.
Если же используется заключение договора с перевозчиком, которое может происходить как от лица отправителя, так и от лица получателя товара, то и составление этого документа может быть компетенцией как той, так и другой стороны.
Иными словами, оформляет форму 1-Т та компания, которая нанимает перевозчика.
Для каждой перевозки оформляется отдельный бланк 1-Т, использовать одну и ту же накладную для нескольких транспортировок категорически нельзя. Точно также, если один и то же груз необходимо развести по разным фирмам, то на каждую партию необходимо составлять свой документ.
Накладную условно можно поделить на две части.
- Первая – товарная, — включает сведения
- об отправителе и получателе товара,
- объеме,
- наименовании и т.п. параметры.
Эта часть документа является основанием для списания груза со склада отправителя и одновременно для приходования его получателем.
- непосредственно о перевозке,
- информация о компании-перевозчике и конкретном водителе,
- марке автомобиля,
- времени в пути и километраже,
- товаре и т.д.
Здесь же указывается стоимость транспортировки.
- Сначала в документе нужно указать его номер (по внутреннему документообороту компании, выписывающей накладную), поставить дату заполнения, затем в строку «Грузоотправитель» вписать информацию о предприятии, отправляющем товар – здесь нужно указать его полное название, фактический адрес и телефон.
- После этого точно таким же образом следует внести сведения об адресате в строку «Грузополучатель».
- Напротив обозначения «Плательщик» надо указать ту фирму, которая оплачивает услуги перевозчика.
- Напротив каждой компании в соответствующем окошке нужно указать ее код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций).
Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза. Если договор не предусматривает иное, составить ее обязан грузоотправитель (ч. 2 ст. 785 ГК РФ, ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Исключением, когда можно обойтись без составления транспортной накладной, является перевозка груза в сопровождении представителя владельца груза, или когда перевозится груз, по которому учет движения ТМЦ не ведется (п. 1 ст. 18 закона № 259-ФЗ).
Экспедиторская расписка – это один из обязательных экспедиторских документов и часть договора транспортной экспедиции. Такой договор заключается грузоотправителем (грузополучателем) с экспедитором, который, по сути, является посредником, действующим по поручению клиента: он организует перевозку, занимается отправкой и получением груза, и т.п. Если договор экспедиции предусматривает такое условие, то экспедитор может самостоятельно заключить договор перевозки груза с перевозчиком (владельцем транспорта).
Экспедитор не составляет транспортную накладную — этим занимается отправитель груза. Но когда экспедитор от своего имени заключает договор перевозки с транспортной компанией, он одновременно является и грузоотправителем, поэтому оформить транспортную накладную он обязан. Накладная составляется в 3-х экземплярах, один из которых остается у экспедитора, а остальные передаются перевозчику и получателю груза. Поставщик же при передаче груза экспедитору получит от него экспедиторскую расписку, а позднее копию накладной с подписями грузополучателя, подтверждающими, что тот принял груз.
Ошибочно полагать, что экспедиторская расписка заменяет ТТН, и вот почему. Помимо данных о грузоотправителе, грузополучателе, самом грузе и транспортном средстве транспортная накладная содержит сведения о стоимости услуг перевозчика. В экспедиторской расписке, в отличие от ТТН, стоимость услуг экспедитора или перевозчика не отражается, а указывается только стоимость самого груза по платежным документам. Поэтому расписку экспедитора нельзя применить в качестве накладной для учета транспортных расходов и движения ТМЦ.
В то же время, транспортная накладная, как экспедиторская расписка тоже применяться не может: расписка является обязательной частью договора транспортной экспедиции, подтверждая, что экспедитор получил груз от клиента для перевозки, то есть, обойтись без нее не получится. Кроме того, правильное документальное оформление процесса перевозки необходимо и для налогового учета — без экспедиторской расписки налоговики могут отказать налогоплательщику в признании его транспортно-экспедиционных расходов (письмо Минфина РФ от 31.03.2017 № 03-03-06/1/18858).