Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2021 проводки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2021 проводки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества

2. Использование личного автомобиля работника

3. Компенсация использования личного транспорта в служебных целях

4. Как возместить работнику использование личного автомобиля в служебных целях

4.1. Ситуация:

5. Компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях

6. Использование личного автомобиля в служебных целях

7. Как я использую личное авто в служебных целях и получаю за это компенсацию

8. Компенсация ГСМ: что это такое, кому и как ее выплачивают

9. Компенсация за использование личного автомобиля: размер и расчет, нормы

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Учет компенсации за использование личного имущества при УСН 390.3 КБ

Новая счет-фактура с 1 июля 2021 года. Изменения и образец заполнения
Ответы на вопросы про новую счет-фактуру
Дайджест № 63. Новое по НДС и НДФЛ

Что делать, если налоговая требует документы и пояснения
Дайджест № 62: новости для тех, кто на УСН
Совмещение УСН и ПСН: как учитывать доходы и расходы

Использование личного автомобиля работника

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

Наименование операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислена выплата служащему	73	51	4000
Компенсация отражена в расходах	44	73	4000
Налоговое обязательство: (4000 — 1500) х 20%	99	68	500

Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

Размер компенсации нужно четко обосновать. Для этого надо сделать ее детальный расчет с учетом всех затрат для каждой конкретной машины (износ, расходы на ГСМ, техобслуживание и т. д.). Следует принимать во внимание и интенсивность использования авто в служебных целях (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140). О том, что без расчета компенсаций не обойтись, финансисты упоминали неоднократно (см., например, письма от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/ 65170).

Если сумма компенсации не будет должным образом обоснована, обвинений в скрытой зарплате, скорее всего, не избежать. Со всеми вытекающими в части НДФЛ и взносов. Могут возникнуть проблемы и с «прибыльными» расходами, поскольку не будет соблюдаться одно из требований статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Обратите внимание

Оформлять путевой лист надо максимально внимательно! Ведь при отсутствии в нем данных о конкретном месте следования невозможно судить о факте использования авто в служебных целях (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). В итоге организацию ждут негативные последствия, например, доначисление налога на прибыль (постановление АС Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015).

Кстати, следует обосновать и саму необходимость использования авто сотрудника (например, его работа связана с постоянными разъездами, что явствует из должностной инструкции). И еще – ревизоры наверняка захотят ознакомиться с копиями документов, подтверждающих принадлежность используемого имущества работнику (письма Минфина России от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).

Основание для выплаты компенсации работникам – приказ руководителя организации, в котором предусмотрены ее размеры (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/[email protected]). От специалиста же потребуется заявление, в котором изложены как его согласие на использование своей машины в служебных целях, так и просьба о компенсации понесенных в этой связи затрат (постановление ФАС Московского округа от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902).

Безусловно, расходы, понесенные сотрудником в связи с эксплуатацией машины на благо компании, необходимо документально подтвердить. Например, авансовыми отчетами с приложением чеков, квитанций на приобретение ГСМ, расходных материалов и т. д., актами выполненных работ (с расшифровкой их конкретных видов) по техобслуживанию, ремонту и др. Это подчеркнуто, в частности, в письмах ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected] и Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170.

А нужны ли при использовании личного авто в служебных целях путевые листы? Как показывает практика, этот вопрос – один из самых дискуссионных.

С одной стороны, такие листы предназначены для учета работы транспорта предприятия, а не личных машин его сотрудников. Следовательно, можно обойтись и без них, тем более если специалист не является водителем компании (постановления ФАС Центрального округа от 25.05.2009 № А62-5333/2008, от 10.04.2006 № А48-6436/05-8, Московского округа от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694).

Некоторые чиновники в частных консультациях высказывали мнение: для списания автокомпенсации на налоговые расходы достаточно приказа руководителя с ее размерами, а также должностной инструкции, говорящей о разъездном характере работы сотрудника. Но с другой стороны, как именно подтвердить фактическое использование имущества физлица в интересах фирмы? Как раз с помощью путевого листа, содержащего дату, цель поездки, конкретный маршрут, пройденный километраж, расход топлива и т. д. Ведь, например, чек АЗС говорит о том, что топливо было куплено, но для чьих нужд – компании или самого работника – непонятно. Поэтому без путевого листа никак (см. письма ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected], Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421 и др.). Отдельно отмечено, что служебная записка использование личной машины на благо компании не подтверждает (письмо финансового ведомства от 20.04.2015 № 03-03-06/ 22368).

При отсутствии путевого листа ревизоры наверняка посчитают, что сотрудник получил экономическую выгоду (в той мере, в которой ее можно оценить), а расходы экономически не обоснованы. Как результат – доначисление НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль, штрафы и пени.

С тем, что использование личного авто на благо фирмы подтверждают путевыми листами, согласны и многие судьи (см. постановления АС Уральского округа от 18.10.2018 № А71-312/2018 и от 16.05.2016 № Ф09-4056/16, АС Северо-Западного округа от 16.03.2015 № А05-6484/2008 и ФАС того же округа от 17.02.2006 № А66-7112/2005).

Отсюда вывод – лучше подобные документы не игнорировать, а оформлять их четко и внимательно. Конечно, это определенная морока, но оно того стоит. В противном случае претензий от ревизоров, скорее всего, не избежать. Шанс отстоять свою позицию в суде у фирмы, в принципе, есть, однако терять время, силы и испытывать судьбу – занятие, подходящее далеко не для всех.

Кроме того, некоторые, вполне вероятно, смогут отделаться малой кровью. По мнению финансистов, путевые листы следует составлять с периодичностью, позволяющей судить об обоснованности расходов. Допустим, это можно делать раз в месяц, если учет отработанного времени и расхода ГСМ не пострадает (письмо от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). А значит, допнагрузку на работников и бухгалтерию в ряде случаев удастся снизить до минимума.

И еще. Имейте в виду – путевой лист не признается первичным документом, который сам по себе удостоверяет хозоперацию (постановление ФАС Уральского округа от 12.03.2014 № А07-11574/2013). Так что без чеков, квитанций, актов и других бумаг, свидетельствующих о понесенных расходах, никак не обойтись.

Для полноты картины рекомендуем вести еще и журнал учета служебных поездок.

Что касается бухучета, то согласно ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) компенсацию включают в расходы в полном объеме на дату начисления. В налоговом же учете ее относят на расходы (в пределах «прибыльных» норм) на дату выплаты. Нередко компании начисляют компенсацию в одном месяце, а выплачивают в следующем. Это ведет к появлению вычитаемой временной разницы (ВВР) и, как следствие, отложенного налогового актива (ОНА). Эти ВВР и ОНА погашаются на момент выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02, утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н).

Кроме того, если компенсация превысит «прибыльный» лимит (что случается почти у всех), образуется постоянная разница и, соответственно, постоянное налоговое обязательство (ПНО).

Напомним, что приказом Минфина России от 20.11.2018 № 236н в ПБУ 18/02 внесены существенные изменения. Поправки применяются начиная с отчетности за 2020 год. Однако фирма вправе начать делать это и раньше, раскрыв свое решение в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

При начислении компенсации лучше использовать те же счета учета затрат, где отражается и зарплата сотрудника (20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.).

Пример. Автокомпенсация: расчет, налоги, учет

Работник использует в служебных целях свой легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. За это физлицу положена компенсация (фирма начисляет ее в конце месяца, а выплачивает в начале следующего месяца). Ее размер складывается из ежемесячного износа машины (8300 руб.), а также стоимости ГСМ и иных затрат, возникающих в процессе эксплуатации авто. Все издержки в целях компенсации принимают в части, которая приходится на время использования машины в интересах работодателя.

Данные о расходе топлива и пробеге за месяц берут из путевых листов. За текущий месяц стоимость ГСМ составила 29 700 руб., общий пробег машины за месяц – 3300 км, в том числе по служебным нуждам – 2400 км. Других затрат, связанных с эксплуатацией авто, в данном месяце не возникло. Машина использовалась на благо фирмы в течение всех рабочих дней месяца.

Таким образом, размер компенсации составил 27 636,36 руб. ((8300 руб. + 29 700 руб.) / 3300 км × 2 400 км).

Вся эта сумма не облагается НДФЛ, страховыми и травматическими взносами. В «прибыльные» же расходы удалось включить только 1500 руб., то есть предельную величину компенсации согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Сверхнормативную сумму – 26 136,36 руб. (27 636,36 – 1500) – в налоговом учете не отражают.

Бухгалтер компании сделал такие проводки.

На дату начисления компенсации:

Дебет 26 Кредит 73
—27 636,36 руб. – сумма компенсации отнесена на расходы;

Дебет 99 субсчет «ПНО»
Кредит 68 субсчет «Налог на прибыль»
—5227,27 руб. (26 136,36 руб.  20%) – отражено постоянное налоговое обязательство;

Дебет 09 Кредит 68 субсчет«Налог на прибыль»
—300 руб. (1500 руб.  20%) – отражен отложенный налоговый актив.

На дату выплаты компенсации:

Дебет 73 Кредит 51
—27 636,36 руб. – компенсация перечислена работнику;

Дебет 68 субсчет «Налог на прибыль» Кредит 09
—300 руб. – погашен отложенный налоговый актив.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда сотрудник управляет машиной по доверенности.

ФНС России выстраивает такую логическую цепочку. В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях. В данном же случае машину нельзя считать личным имуществом доверенного лица. А раз так, то нормы пункта 3 статьи 217 и подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ к компенсациям за такое авто неприменимы, значит, они облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке (письмо от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected]).

Отметим, что фискалы в обоснование своей позиции в части налога на доходы дополнительно ссылаются на письмо финансового ведомства от 02.10.2012 № 03-04-08/9-327. Точка зрения Минфина по этому вопросу действительно всегда была негативной для организаций (см. также письма от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228). Послабление чиновники делают лишь для ситуации, когда авто находится в совместной собственности супругов (то есть это имущество нажито во время брака). Тогда компенсация по такой машине, управляемой по доверенности от супруга (супруги), свободна от НДФЛ (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).

Что касается страховых взносов, то налоговики продублировали позицию Минтруда (письма от 13.11.2015 № 17-3/В-542 и от 26.02.2014 № 17-3/В-92) и ФСС России (информационное письмо от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615).

В части налога на прибыль тоже грустно – компенсацию не спишешь даже в пределах мизерных правительственных норм. Аргумент тот же – машина в данном случае не принадлежит работнику на праве собственности, как того требует статья 188 Трудового кодекса. Это подчеркнуто в письме финансового ведомства от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49.

Хотя раньше настрой у Минфина был более лояльный: чиновники давали зеленый свет учету в расходах компенсации работнику, управляющему машиной по доверенности. Само собой, в рамках лимитов (письмо от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812).

Ситуация невеселая, что и говорить. Однако с чиновниками вполне можно поспорить, и арбитры, весьма вероятно, встанут на сторону организации. Судьи указывают, что переданный по доверенности транспорт не может восприниматься иначе как находящийся во владении и пользовании получателя такого документа. Это позволяет физлицу использовать авто в служебных целях, а работодателю – компенсировать ему затраты.

Личным признается имущество сотрудника, принадлежащее ему на любом законном основании (в том числе по доверенности). Поэтому причин для обложения автокомпенсации страховыми взносами в данном случае нет (см. определения Верховного суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14, постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 № А12-2881/2012).

Аналогичные выводы в части НДФЛ содержатся в постановлениях АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 № А56-50900/2013 и ФАС Уральского округа от 22.04.2014 № Ф09-1388/14. Некоторые полезные мысли можно подсмотреть и в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 06.09.2010 № А45-15160/2009, Уральского округа от 08.10.2008 № Ф09-7167/ 08-С2.

На наш взгляд, аргументы из приведенных вердиктов можно использовать и в «прибыльных» целях. Ведь доводы конеролеров, в общем-то, везде идентичны, а значит, и к «противоядию» требования единые.

Андрей Веселов, кандидат экономических наук, аудитор

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

о марке транспорта работника, годе выпуска;
о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Вопрос: Для оформления компенсации при использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя достаточно приказа на выплату или надо оформлять дополнительное соглашение с работником? Посмотреть ответ

Компенсация использования личного транспорта в служебных целях

Использовать собственное имущество сотрудник вправе с ведома и согласия работодателя. Согласие на работу на личном автотранспортном средстве закрепляют в письменным виде. Договоренность вписывают в трудовой договор сотрудника или допсоглашение к нему. В этом же документе указывают, каким образом осуществляется оплата ГСМ работнику и в каком размере покрывают издержки.

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2021 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.

Оплата затрат на ГСМ и компенсация других расходов, понесенных в ходе эксплуатации собственного автомобиля в рабочих целях, производится на основании поданной служебной записки на имя руководителя.

ТК не предъявляет особых требований к оформлению документа — его можно написать или напечатать на листе А4 с указанием таких данных:

сведения о работодателе;
информация о работнике;
краткое описание автомобиля, регистрационный номер;
количество служебных поездок за последний месяц;
значения тахометра машины на начало месяца и на дату подачи заявления;
сумма затрат с подтверждающими документами (чеки, квитанции, выписки, путевые листы и т.д.);
сумма к выплате;
дата составления заявления;
собственноручная подпись заявителя.

Типовой образец заявления на возмещение расходов на бензин можно скачать здесь.

На основании поданной записки руководителем издается приказ на оформление компенсации, на основании которого бухгалтерия начисляет работнику указанную сумму. Выплата производится в ближайший день выдачи заработных плат.

Как возместить работнику использование личного автомобиля в служебных целях

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о выплате компенсации работнику «за использование, износ (амортизацию)» имущества. Но что именно кроется за этим самым «использованием» – непонятно. Пробел постарались восполнить чиновники.

Так, недавно в письме от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 Минфин указал: в компенсации уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации машин (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Данная позиция является устоявшейся (см. письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/ 39239). Причем в более ранних разъяснениях финансисты подчеркивали: в компенсацию входят вообще любые издержки, появляющиеся при использовании транспорта, в том числе расходы на его техобслуживание (письмо от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 и др.). Вторят им и столичные налоговики (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).

Приведенная позиция имеет определяющее значение в первую очередь в целях налогообложения прибыли. Дело в том, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых машин и мотоциклов учитываются лишь в пределах норм, установленных древним постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Эти лимиты просто смехотворны: для авто с объемом двигателя до 2000 куб. см – 1200 рублей в месяц, свыше 2000 куб. см – 1500 рублей, а для мотоциклов – 600 рублей.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физлица, признаваемого плательщиком указанного налога, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (ст. 210 НК РФ). Вопрос об НДФЛ при выплате компенсации работнику за использование как личного транспорта, так и управляемого по доверенности был рассмотрен ФНС РФ в Письме от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected] Исходя из него, согласно п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п. 1 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ. Учитывая положения ст. 188 ТК РФ, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательством не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физлицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения п. 1 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Данная позиция согласована Минфином РФ Письмом от 02.10.2012 № 03-04-08/9-327.

В Письме Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49 разъяснен порядок налогообложения компенсации, выплачиваемой работнику, управляющему на основании доверенности автомобилем супруги. Из письма следует, что в силу п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 Семейного кодекса РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью. Если автомобиль находится в совместной собственности супругов, то суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя транспортного средства, управляемого физлицом по доверенности, выданной супругой, освобождаются от обложения НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ.

Порядок исчисления и уплаты страховых взносов на обязательные виды социального страхования регулируется гл. 34 НК РФ, ст. 420 которой установлено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов – организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физлиц, в частности, в рамках трудовых отношений.

База для исчисления страховых взносов названными плательщиками определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физлица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ. Напоминаем, что расчетным периодом по страховым взносам признается календарный год.

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей, в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, что следует из Письма Минтруда РФ от 25.07.2014 № 17-3/В-347.

Помимо этого, в письме отмечено, что Постановление № 92 применяется при определении налоговой базы по налогу на прибыль и не применяется при формировании облагаемой базы для исчисления страховых взносов. Таким образом, оплата организацией расходов работника на использование личного транспортного средства в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.

Разъяснения о начислении страховых взносов на суммы компенсации за использование в служебных целях работником транспортного средства, которым он управляет по доверенности, были даны специалистами Минтруда РФ в Письме от 26.02.2014 № 17-3/В-92, где отмечено, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, получающему доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом указанного лица.

Таким образом, поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено, суммы компенсации работнику за использование упомянутого транспортного средства на основании доверенности на право управления транспортным средством облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Аналогичная позиция изложена в Письме ФНС РФ от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected]

Подборка по материалам информационного банка «Корреспонденция счетов» системы КонсультантПлюс

Ситуация:

Как отражается в учете выплата компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля работника?

В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях. Размер компенсации определяется исходя из сумм ежемесячного износа автомобиля (1100 руб.) и эксплуатационных расходов (в том числе расходы на ГСМ). Возмещение фактически произведенных за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.

В текущем месяце общая сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, составляет 9000 руб. Выплата компенсации производится в следующем месяце на банковский счет работника. Автомобиль объемом двигателя 2000 куб. см используется для управленческих нужд организации.

В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца.

Трудовые отношения

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей, не подлежат налогообложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Заметим, что гл. 23 НК РФ не содержит норм (размеров) компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не содержит порядок их определения для целей налогообложения НДФЛ (освобождения от налогообложения). Следовательно, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ, т.е., учитывая положения ст. 188 ТК РФ, не облагаются НДФЛ суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. Данную точку зрения поддерживает Минфин России (Письма от 30.04.2015 N 03-04-05/25434, от 20.04.2015 N 03-04-06/22274).

При этом, по мнению Минфина России, организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность используемого имущества работнику, фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также расчетами компенсаций и документами, подтверждающими суммы произведенных расходов.

Дополнительную информацию по данному вопросу см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды и Практическом пособии по НДФЛ.

Страховые взносы

Не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Сумма компенсации, выплачиваемая работнику организации за использование его личного транспорта, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и работником. Указанная точка зрения высказана, в частности, в Письме Минтруда России от 13.11.2015 N 17-3/В-542, а также в Информации ФСС РФ «Страховые тарифы, взносы, резервы (вопрос-ответ)».

При этом, как отмечает Минтруд России в указанном Письме, размер компенсации должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих (служебных) целях.

Дополнительно по данному вопросу см. Практическое пособие по страховым взносам на обязательное социальное страхование.

Бухгалтерский учет

Затраты организации, связанные с использованием легкового автомобиля работника в служебных (административных) целях, признаются расходами по обычным видам деятельности (в качестве управленческих) в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация, в сумме, подлежащей выплате работнику (п. п. 5, 6, 7, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Бухгалтерские записи по отражению в учете рассматриваемых операций производятся в порядке, предусмотренном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на прибыль организаций

Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля работника включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Соответствующие нормы установлены п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно норма расходов организации на выплату компенсации, учитываемых при налогообложении прибыли, составляет 1200 руб. в месяц.

Компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок сверх вышеуказанной нормы в расходах для целей налогообложения не учитывается (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях

Расчет отпускных

Расчет больничных

Расчет подоходного налога

Подписка на электронный журнал
«Главный Бухгалтер. Зарплата»

Подписка на печатный журнал
«Главный Бухгалтер. Зарплата»

Комплект «ЭТАЛОН. Зарплата»

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

Ответ: да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

Ответ: да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);

тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);

копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

Ответ: да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;

учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога на упрощенке.

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;

свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;

обосновывающие расчет суммы компенсации;

подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Использование личного автомобиля в служебных целях

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Все материалы сайта Министерства внутренних дел Российской Федерации могут быть воспроизведены в любых средствах массовой информации, на серверах сети Интернет или на любых иных носителях без каких-либо ограничений по объему и срокам публикации.

Это разрешение в равной степени распространяется на газеты, журналы, радиостанции, телеканалы, сайты и страницы сети Интернет. Единственным условием перепечатки и ретрансляции является ссылка на первоисточник.

Никакого предварительного согласия на перепечатку со стороны Министерства внутренних дел Российской Федерации не требуется.

Денежное возмещение за расходы, понесенные владельцем ТС в процессе его эксплуатации в служебных целях, требует документального оформления:

Соглашение, в котором прописываются особенности будущего использования машины. Приводится подробное описание транспорта: марка и модель, государственный регистрационный номер, тип, год производства. Также в договоре фиксируется сумма компенсации или алгоритм ее расчета, порядок оплаты.
Личные документы, подтверждающие наличие прав собственности на ТС: копия техпаспорта и договора страхования ОСАГО.

Сумма компенсации определяется исходя из затрат, указанных в путевых листах. К ним прикладываются документы, подтверждающие расходование личных денежных средств гражданина на обслуживание машины в рабочее время.

Законодательство не ограничивает работодателей в вопросе определения максимальной суммы возврата использования личных автомобилей сотрудников для рабочих нужд. Минимальные же значения таковы:

легковой транспорт с объемом двигателя до 2000 куб. см – 1,2 тыс. руб.;
легковой транспорт с объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 1,5 тыс. руб.;
мотоциклетный транспорт – 0,6 тыс. руб.

Все затраты на обслуживание машин, их ремонт, технический осмотр и т.д. оплачиваются полностью.

Как я использую личное авто в служебных целях и получаю за это компенсацию

Для того чтобы при использовании личного автомобиля работника обезопасить и организацию и сотрудника, нужно оформить отношения в письменном виде. Сделать это можно следующими способами:

Трудовой договор	Дополнительное соглашение к трудовому договору	Договор аренды
При заключении трудового договора необходимо прописать условие о выплате компенсации. Причем возмещение происходит только в том случае, если машина сотрудника используется по его доброй воле, с разрешения и в интересах работодателя, а сумма компенсационной выплаты прямо указана в трудовом договоре. Указание на то, что выплата компенсации должна быть закреплена в письменной форме содержится в апелляционном определении Пермского суда от 16.08.2017года по делу №33-8949/2017	Если трудовой договор уже заключен, а использование автомобиля в служебных целях началось позже, то составляется дополнительное соглашение, в котором прописывается за что конкретно, сколько и когда будет получать работник в виде компенсации	Компания и сотрудник могут заключать договор аренды машины без экипажа. Величина вознаграждения сотруднику в этом случае оговаривается заранее. По общему правилу организация берет на себя все расходы по использованию автомобиля. Единственное условие – все затраты должны быть обоснованы и подтверждены документами. Следует помнить, что согласно части 1 статьи 5 закона №125-ФЗ от 24.07.2008 года страховыми взносами сумма компенсации не облагается, а вот НДФЛ с этих сумм перечислить придется. Целесообразно установить величину аренды в зависимости от интенсивности работы. В случае, если работник уходит в отпуск или на больничный, договор аренды продолжает действовать

Подтверждение расходов в случае закрепления возможности компенсации в трудовом договоре или допсоглашении к нему, производится по предоставленным документам на расход. В случае аренды автомобиля один раз составляется договор и акт приема – передачи машины. Этот порядок закреплен в письме Минфина №03-03-06/4/118 от 13.10.2011 года.

Как уже было сказано выше, условие использования личного автомобиля сотрудника в текущей работе должно быть в обязательном порядке прописано, например, в трудовом договоре. Кроме того, внутри самой компании, в ее актах такой порядок также обязательно закрепляется.

Определение точной суммы компенсации нужно не только для того, чтобы обезопасить обе стороны таких отношений, но и чтобы определиться с налогообложением этих выплат.

Для того чтобы узнать, нужно ли облагать суммы компенсации НДФЛ, необходимо обратиться к пункту 3 статьи 217 НК РФ. Там закреплено, что если работа предусматривает поездки по служебной надобности и это закреплено во внутренних документах, то компенсация за использование своей машины в этом случае НДФЛ не облагается. Это правило действительно только для той суммы компенсации, которая указана в документах. Если сотрудник получит больше, то величина превышения уже будет являться его доходом и с нее нужно будет заплатить НДФЛ. Относительно обложения налогом есть два письма Минфина от 2017 года – №03-04-06/62150 и №03-04-06/45592.

Что касается страховых взносов. Статья 422 НК РФ определяет список выплат, которые не облагаются страховыми взносами. Перечень этот закрытый. Компенсация за использование своей машины в работе входит в этот перечень. Однако нужно помнить, что организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность машины сотруднику, а также всеми расчетами по величине компенсации, документами, которые докажут, что автомобиль используется именно для работы. Кроме того необходимо иметь все документы, подтверждающие расходы.

Перечень выплат, которые не облагаются взносами от НС и ПЗ совпадает с перечнем выплат, которые не облагаются страховыми взносами.

Волкова О., эксперт службы правового консалтинга Гарант

Для начала нужно помнить, что компенсируют такие расходы только тем, кто активно использует в своей работе автомобиль. Это касается как командировок, так и разъездов в течение рабочей смены.

Для того чтобы получить компенсацию, необходимо написать работодателю заявление. К нему необходимо приложить все документы на машину. Придется составлять путевки (Минфин все – таки на этом настаивает) и собирать чеки на все понесенные расходы.

Окончательную сумму денежного возмещения за понесенные затраты определяет руководитель организации по согласованию с работником.

Для того чтобы использовать свою машину в работе и получать компенсацию, необходимо издать приказ.

Если автомобиль зарегистрирован не на работника, а на другое лицо, то его можно использовать по доверенности. На компенсацию это никак не повлияет.

Для начисления и выплаты компенсации мало получить заявление от работника. Руководитель компании должен издать соответствующий приказ. Такой документ составляется в произвольной форме с учетом всех обязательных реквизитов.

Неотъемлемой частью приказа является его номер и дата.

После этого записывается, на основании чего составлен приказ. Чаще всего здесь прописывается статья 188 ТК РФ и реквизиты трудового договора или дополнительного соглашения к нему.

Далее по пунктам, подробно нужно записать общую суму компенсации в месяц. Какая машина используется в работе и ее основные характеристики. По каким именно расходам начисляется компенсация. В какой день производится выплата и на каких условиях.

Внизу ставится подпись директора, сотрудника бухгалтерии и самого работника.

Компенсация ГСМ: что это такое, кому и как ее выплачивают

В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (смотрите, например, письма Минфина России от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68362, от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68286, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66710, от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093).

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/[email protected], от 04.03.2011 N 16-15/[email protected], от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее — Постановление N 92) (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199, Минфина России от 15.10.2008 N 03-03-07/24, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48789). При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Действующий норматив компенсации составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

Для возможности включения организацией сумм компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, порядок выплаты и размеры компенсации должны быть определены в трудовом договоре, заключенном с работником, или утверждены локальным нормативным актом организации.

Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ). В связи с этим выплата работнику компенсации в фиксированном размере не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов. При этом необходимо учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Подтверждением производственного (служебного) характера поездок могут являться:

путевые листы или разработанный организацией иной документ, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ и др. (смотрите также письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690);
журнал учета поездок, содержащий маршрут следования, цель поездки (поездка должна носить производственный характер) и т.п.;
отчет сотрудника об осуществленных за месяц поездках, с описанием по каждой поездке необходимости (цели) этой поездки;
расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях, затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ и др.);
должностная инструкция (или иной документ), подтверждающая разъездной характер работы сотрудника, занимающего определенную должность и др. (смотрите также письма Минфина от 26.05.2009 N 03-03-07/13, от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

Документальным подтверждением расходов могут быть чеки за ГСМ и техническое обслуживание и иные платежные документы. Кроме того, необходимо иметь в наличии копию паспорта транспортного средства (письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.11.2006 N 03-03-02/275, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/[email protected]).

Таким образом только при соблюдении всех вышеперечисленных условий затраты организации на выплату работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в пределах норм, установленных Постановлением N 92.

В Вашем случае трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 000 рублей в месяц, которая выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Учитывая приведенные выше нормы и разъяснения, такая компенсация в целях налогообложения прибыли будет учтена лишь частично, исходя из норм, указанных в Постановлении N 92, причем суммы, указанные в документе, предполагают, что автомобиль используется полный месяц. Если он используется с меньшей интенсивностью, расходы признаются пропорционально дням использования. Так, если директор отсутствует на работе (отпуск, командировка, болезнь и т.п.), то, невзирая на установленное трудовым договором условие, в целях исчисления прибыли компенсацию (в размерах, определенных Постановлением N 92) следует скорректировать с учетом отработанных дней.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ. Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях (т.е. НК РФ не установил специальные нормы в целях применения НДФЛ для рассматриваемой компенсации) и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47). Так, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78). При этом организация также должна иметь в наличии документы (раздел «Налог на прибыль»), подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).

Отметим, что, в отличие от писем, касающихся налога на прибыль, прямо о необходимости учета для целей обложения НДФЛ интенсивности использования автомобиля финансовое ведомство не высказалось (вместе с тем в ряде обращений в самом тексте вопросов указано, что компенсация выплачивается с учетом этого фактора). Но, учитывая разъяснения о необходимости иметь подтверждающие документы и для целей исчисления НДФЛ, можно заключить, что порядок учета интенсивности эксплуатации машины, предлагаемый для исчисления налога на прибыль, поддерживается и при обложении НДФЛ. Доводы проверяющих могут быть, например, таковы: если в какие-то дни автомобиль не использовался, за этот период выплата утрачивает характер компенсационной (износ за этот период не происходит, нет и расходов, связанных с использованием автомобиля).

В случае, когда размер компенсации взят произвольно, не подтвержден никакими расчетами и документами, не учитывает фактические периоды его использования, риск того, что будет доначислен НДФЛ, на наш взгляд, существует. В Вашем случае значительность определенной к выплате суммы, возможно, обусловлена маркой и объемом двигателя автомобиля. Если принято решение не учитывать фактические дни эксплуатации машины, мы полагаем целесообразным иметь некий расчет, который покажет, например, среднемесячную стоимость расходов по эксплуатации автомобиля в совокупности с суммой износа. То есть нужно будет доказать, что установленная сторонами сумма уже учитывает интенсивность использования имущества. Иными словами, для целей исчисления НДФЛ сумма выплаты должна быть обоснована, в противном случае возникает вопрос о наличии экономической выгоды директора (ст. 41 НК РФ). Заметим, все сказанное нами в этой части является нашим экспертным мнением и не гарантирует отсутствие спора с проверяющими.

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

о марке транспорта работника, годе выпуска;
о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Компенсация за использование личного автомобиля: размер и расчет, нормы

Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в организациях, использующих автопарк, требуют не только учета, но и своевременной оплаты, особенно если речь идет об использовании сотрудниками в интересах компании собственного автотранспорта. Чтобы разобраться, что такое компенсация ГСМ и как ее рассчитывать, обратимся к статье 188 ТК РФ. В ней указано, что обязанность работодателя — заплатить сотруднику за пользование личным автомобилем, оплатить износ и расходы, связанные с его использованием, в том числе на бензин (иной вид топлива), специальные смазки и жидкости.
ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2021 проводки

Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества

Использование личного автомобиля работника

Компенсация использования личного транспорта в служебных целях

Как возместить работнику использование личного автомобиля в служебных целях

Ситуация:

Компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях

Использование личного автомобиля в служебных целях

Как я использую личное авто в служебных целях и получаю за это компенсацию

Компенсация ГСМ: что это такое, кому и как ее выплачивают

Компенсация за использование личного автомобиля: размер и расчет, нормы

Похожие записи:

Добавить комментарий Отменить ответ